(10خط) 02177613815

پورتال‌هاي سازماني، رويکردي نوين در مديريت شبکه محور

پورتال‌هاي سازماني، رويکردي نوين در مديريت شبکه محور

مولف/مترجم: سيد علي رضا حجازي

موضوع: مديريت فناوري اطلاعات

سال انتشار(ميلادي): 2005

وضعيت: تمام متن

منبع: راهکار مديريت

تهيه و تنظيم: پايگاه مقالات مديريت

چکيده:

گسترش کاربردهاي فناوري اطلاعات در عرصه فعاليت‎هاي اقتصادي و اجتماعي سبب ابداع و ارائه راه حل‌ها و راهکارهاي مختلف شده ‎است. طبيعي است که هر يک از اين روشها و ابزارها، مبتني بر نيازي خاص و در جهت رفع مشکلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال‌هاي سازماني نيز با در نظر گرفتن نيازهاي اطلاعاتي در حوزه مديريت مبتني بر شبکه يا اصطلاحاً شبکه محور طراحي و بکارگيري شده‎اند. امروزه کمتر مؤسسه يا سازماني را در کشورهاي پيشرفته و در حال توسعه مي‎توان يافت که از فناوري پورتال بي‌بهره باشد و از آن در جهت پشتيباني از اهداف سازماني استفاده نکرده باشد. پورتال‌هاي سازماني جداي از خدماتي که در عرصه باز سازمان با اعمال مديريت متمرکز ارائه مي‌کنند، فرصت‎هاي نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. اين بدان مفهوم است که پورتال‌هاي سازماني زمينه همکاري‎هاي متقابل و امکان بهره‎برداري از توانائيهاي حرفه‎اي و سرمايه‎گذاري مشترک را در فعاليت‎هاي بازرگاني فراهم مي‎سازند. آنچه در پي مي آيد، تشريح نقش و کارکرد پورتال‌هاي سازماني در مديريت شبکه محور است.

کليدواژگان: فناوري اطلاعات، پورتال، پورتال‌هاي سازماني، مديريت شبکه محور




1- مقدمه

در دهه پاياني قرن بيستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوري اطلاعات کليه شئونات زندگي و تعاملات اجتماعي را دستخوش تحول نمود. تا حدي که تمامي جوامع ناگزير از رويکرد به آن شدند (رحمتيان 1381). اينترنت شرايط تازه‎اي را پديد آورد که در آن توليدکنندگان، تامين‎کنندگان، فروشندگان و مشتريان، و تقريباً همه عوامل دست‎اندرکار يک چرخه اقتصادي قادر شدند در يک فضاي مجازي مشترک با يکديگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اينترنت تئوري‎ها و نظريات جديدي را به ميان آورده است که يکي از مشخصه‎هاي اصلي آنها نگاه تازه‎اي به مقوله کسب و کار است (نوعي‌پور 1382).

به جرأت مي‎توان گفت که تجارت الکترونيکي يکي از نمودها و کاربردهاي ويژه فناوري اطلاعات است و هم اکنون حجم وسيعي از خريد و فروش‎ها در کشورهاي پيشرفته به شيوه الکترونيکي صورت مي‎پذيرد. بر اساس آمارهاي رسمي اعلام شده، تجارت الکترونيکي آمريکا طي سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار ميليارد دلار بوده است که پيش بيني مي‎شود در سال 2006 به 1/7 هزار ميليارد دلار برسد. تجارت الکترونيکي مالزي در سال 2002، 7/13 ميليارد دلار بود که پيش بيني مي‌شود در سال 2006 به بيش از 158 ميليارد دلار خواهد رسيد (شهيدي 1382). بديهي است که رسيدن به چنين حجم‎هاي دلاري در تجارت الکترونيکي بر اساس مديريت و برنامه ريزي‌هاي مدون امکانپذير خواهد بود.

مؤسسات و سازمانهاي گوناگوني تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎هاي نوين جهت تسهيل فرايندهاي مديريتي تشکيل و تأسيس شده‎اند. پورتال‌هاي سازماني1 به عنوان يکي از اين راه‎حل‎ها تا حدودي توانسته‎اند انتظارات و اميدهاي مديران را در عرصه‎هاي گوناگون مديريت برآورده سازند. معمولاً اولين نگراني مديران يافتن اطلاعات جديد و منابع اطلاعاتي موثق است. پورتال‌هاي سازماني با بررسي نيازهاي اطلاعاتي مديران، مجموعه‎اي از مسيرهاي مطمئن اطلاعاتي را در اختيار آنها مي‎گذارند. از آنجايي که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتني بر شبکه و به ويژه اينترنت مي‎باشد، پورتال‌هاي سازماني خدماتي فراتر از آدرس دهي اطلاعات را انجام مي‎دهند که معمولاً شامل مواردي نظير کاوش، سرويس پست الکترونيک، نظر سنجي، گروههاي خبري و بحث و غيره است. امکان تعامل دو سويه ميان مديران و کاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طريق وب سايت اصلي پورتال و همچنين ديگر کاربران عضو در يک پورتال سازماني، زمينه بهره‎برداري هر چه بيشتر از فرصتهايي را که در عرصه‎هاي گوناگون پديد مي‎آيند، فراهم ساخته است. در ادامه اين مقاله نقش و کارکرد پورتال‌هاي سازماني را در مديريت شبکه محور مورد بررسي قرار مي‌دهيم.



2- پيدايش پورتال

همچنان که استفاده از اينترنت در اوايل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سايتها نيز به شدت افزايش پيدا کرد. اين پديده که به خودي خود تقويت مي‌شد منجر به بروز ضرورت يافتن راهي براي کمک به امر ناوبري2 يعني جستجو و تحقيق شد. به اين منظور دو نوع از وب سايت‎ها يعني «فهرست‌هاي راهنما3» و «موتورهاي جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رايانه 1382).

فهرست‌هاي راهنما، راهنمايان وب بودند که متشکل از ويراستاران انساني بوده و بر اساس مقولات مختلفي مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غيره سازماندهي شده بودند. نتيجه نهايي، معمولاً يک «پيوند4» به يکي از صفحات معين وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.

از طرف ديگر، موتورهاي جستجو کلمات کليدي را از روي صفحات وب در بانکهاي اطلاعاتي گردآوري و تنظيم مي‌کردند که جستجوگران مي‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تکامل موتورهاي جستجو همچنان اين سئوال به عنوان يک چالش مطرح بود که چگونه دقيقاً چيزي را به کاربر بدهيم که او مي‎خواهد؟ روند تکاملي وب سايت‎ها سبب شد تا به تدريج استراتژي‎هاي خود را از «پيوند دادن سريع کاربران» به «سايتهاي مقصد» تبديل نمايند. در اين مرحله ناظران صنعتي به فهرست‌هاي راهنما و جستجوي اوليه عنوان «پورتال» را دادند. اين اصطلاح را در سال 1997، هالسي مينور5 که در آن زمان رئيس CNET بود، ابداع کرد. اين کلمه به همان معناي عادي «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رايانه 1382).

در حوزه اينترنت تعريف پورتال ماهيت متغير خود را حفظ کرد. در ساده‎ترين معنا، پورتال دروازه‎اي است به وب. پورتال سکوي پرتابي است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به صورت يک صفحه مبدأ از آن استفاده کند. مارشاک6 معاون گروه پاتريشيا سيبولد7 مي‎گويد: «پورتال‌ها باعث کاهش ميزان پرسه زدن افراد در وب مي‌شوند» (مجله بزرگراه رايانه 1382). در عين حال پورتال‌ها به تدريج تبديل به سايتهايي شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مديريت طيف وسيعي از فعاليت‎هاي روزمره خود، به سراغ آنها مي‎رود مانند بررسي کامل تيترهاي خبري، قيمت سهام، ارسال نامه الکترونيکي و پيامهاي دوربرد و پيوستن به تالارهاي گفتگو.

از اينرو پورتال‌ها وظايف بسيار متفاوتي را انجام مي‎دهند ولي جوهره همگي آنها متشکل از پنج عنصر اصلي است: مديريت، جستجو، محتوا، ايجاد گروههاي کاري و برنامه‎هاي خلاقيت فردي.



3- از پورتال تا يک محل کار الکترونيکي

پورتال نيز همانند اغلب مفاهيم رايج در فناوري اطلاعات بر اثر اينترنت و شبکه گسترده جهاني8 پديد آمد. کاربران عادي اينترنت معمولاً در هنگام ناوبري اطلاعات و کاوش موارد درخواستي خود در اينترنت مغلوب اقيانوس عظيم اطلاعات مي‌شدند. در نتيجه وب سايت‌هاي کاوش نظير Yahoo و AOL پديد آمدند تا به کاربران در يافتن مقاصد اينترنتي مورد نظرشان کمک کنند. اين پورتال‌هاي اوليه هيچگونه امکان تنظيم شخصي را به کاربران خود ارائه نمي‌کردند، بنابراين انتظار چنداني نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقي بمانند و از سايتي به سايت ديگري نروند.

پورتال‌ها اين وضعيت را با ارائه امکانات تنظيم شخصي به نحو چشمگيري تغيير دادند و کاربران آنها مي‌توانستند موضوعات درخواستي خود را مطابق سليقه، اولويت‌ها يا نيازهاي شخصي تغيير دهند و پيوندهاي مطلوبي را در ارتباط با موضوعات مختلف نظير اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تيم‌هاي ورزشي مورد علاقه، اوضاع جوي و هواشناسي و غيره به صورت متمرکز و در يک جا در اختيار داشته باشند. اين ويژگي پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعي تعلق خاطر به آنها پيدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصي خود مراجعه نمايد. همين امر سبب شد تا همان وب سايت‌هاي کاوش اوليه يعني Yahoo و AOL با افزودن قابليت‌هاي بيشتر به صفحات اصلي خود مانند امکان ارسال سريع پيام‌هاي کوتاه، گروههاي بحث، صفحات شخصي رايگان، آلبوم‌هاي عکس‌هاي شخصي و خانوادگي و سرويس‌هاي رايگان پست الکترونيکي کارايي و بهره‌وري خود را افزايش دهند و در نتيجه وفاداري بيشتري را از سوي کاربران هميشگي خود دريافت نمايند. بدين ترتيب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به اين وب سايت‌ها وقت بيشتري را نسبت به گذشته صرف ديدن صفحات گوناگون آنها مي‌کنند (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002).

کاربران سازماني و به ويژه مديران نيز به اين نتيجه رسيدند که از همان قابليت‌هاي پورتال‌هاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود اعم از منابع اطلاعاتي و انساني (پرسنل) استفاده نمايند که البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي (به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها) در اينترنت کار دشواري به نظر مي‌آمد. افزودن ابزارهاي همکاري، تعامل با سيستم‌هاي تبادل، گسترش امکانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شرکاء و تأمين کنندگان به يک وب سايت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسير تکاملي خود تبديل به يک فضاي کسب و کار الکترونيکي شود. اين امر راهي را براي کاربران فراهم مي‌کند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزش9 يک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت کنند.



4- پورتال‌هاي سازماني

از اوايل سال 1997 که استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎هاي مختلف کاوش و بازيابي اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و غيرتجاري به فکر طراحي و ايجاد پورتال‌هاي سازماني براي خود و پرسنل و کاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شرکت‎هايي مانند مايکروسافت و آي بي ام هم وارد اين ميدان شدند که اين رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال‌هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمرکز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد مي‎باشند. پورتال‌هاي سازماني از يک سو امکان مديريت متمرکز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم مي‎کنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار مي‎دهند و از سوي ديگر کاربران و مشترکين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاي کاري و تجاري آگاه مي‎سازند. اين پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رساني زمينه‎هاي تعامل ميان مديران و کارمندان و مشتريان يا کاربران را ايجاد مي‎نمايند. محيط شبکه‎اي پورتال‌هاي سازماني به گونه‎اي طراحي مي‎شود که يک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يک محيط تجاري يا کاري مي‎يابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي که در اين محيط به سر مي‎برد احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي‌نمايد. يکي ديگر از ويژگي‎هاي پورتال‌هاي سازماني اين است که کاربران با مشارکت در فعاليت‎هاي مبتني بر شبکه خلاقيت‎هاي فردي را در خود پرورش مي‎دهند. امکانات تنظيم شخصي‎ که معمولاً در هر پورتال سازماني پيش‎بيني و ارائه مي‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي کاربران در کار با امکانات شبکه‎اي و بسترهاي ارتباطي، زمينه‎هاي خلاقيت آنها را به شيوه‎اي کاربردي ايجاد مي‎نمايد.

قابليت‎هاي موجود در پورتال‌هاي سازماني نظير کاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويس‎هاي صفحات زرد10 براي يافتن شرکت‎هاي محلي، سرويس‎هاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفن‎ها يا آدرس‎هاي پست الکترونيکي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيش‎بيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ارسال و دريافت سريع پيامها، آگهي‌ها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچه‎هاي آدرس، تقويم و ديگر قابليت‎هاي کاربردي حقيقتاً آنها را تبديل به محيط‎هاي شبکه‎اي کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداري از آنها ديگر نمي‎توانند از عضويت در آنها چشم‎پوشي کنند. اين به معني وابسته نمودن کاربران به يک محيط خاص شبکه‎اي نيست، بلکه به معني ايجاد اعتماد در کاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يک محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.

امروزه روشن شده است که کاربران پورتال‌هاي سازماني حدود يک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يک سوم را صرف پيامها و مشارکت در تالارهاي گفتگو و يک سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات مي‎کنند (مجله بزرگراه رايانه 1382). امکانات ارتباط از راه دور نظير سيستم پيام کوتاه11 کارايي پورتال‌هاي سازماني را چند برابر ساخته است. کاربران اين پورتال‌ها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور فيزيکي در محل کار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلکه مي‌توانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بي‎سيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واکنش‎هاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداري مفيد و مؤثر از فناوري‎هاي بي‎سيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشترکين خود شده‎اند. همه اينها کارايي پورتال‌هاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساخته‌اند.



5- چارچوب يک پورتال

يک فضاي کاري پورتال صرفاً با قرار دادن يک طرح جذاب بر روي انبوهي از منابع محتوايي و کاربردهاي مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختي صورت مي‌گرفت، حاصل نمي‌گردد. در واقع چالش ساختن يک پورتال در سطحي عالي در صفحه واسط کاربر آن نيست، بلکه در فراهم نمودن فرايندهاي تجاري و کاري يکپارچه‌اي است که از ميان بسياري از سامانه‌هاي فناوري اطلاعات مي‌گذرند تا چنين فرايندهايي را به صورت يک مجموعه واحد درآورند و قابليت‌هاي کاوش جامع، دسترسي و يکپارچه سازي کاربردي، تنظيم شخصي، استقرار، مديريت، همکاري، مديريت محتوايي شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاري، تجزيه و تحليل کمي، امنيت و ميزباني ديگر گزينه‌هاي منحصر به سازمان را ايجاد نمايند. فروشنده اي که شما براي خريد خودتان انتخاب مي‌کنيد، بايد بتواند کليه اين قابليت‌ها را يا به صورت مستقيم و يا از طريق مجموعه اي از شرکاء فراهم نمايد تا آنها را با يکديگر ترکيب و مجتمع نموده و اطمينان يابد که اين خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند يافت.

اين يکپارچه‌سازي ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواي اصلي آن شامل انبوهي از نرم افزارهاي ميانجي12 است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگير و ترکيب مي‌شوند و شرايطي را به وجود مي‌آورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مي‌نمايد و مي‌تواند با نيازهاي متنوعي منطبق گردد و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايد. اين رويکرد فراتر از انتظار شرکت‌هايي نظير IBM بوده است (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002). اين شرکت در ايجاد خانواده پورتال Websphere خود به چيزي فراتر از اين دست يافت. مزايايي که از طريق استخراج ارزش‌هاي کاملاً جديد پورتال نظير کاربردهاي جاري، محتوا و ويژگي‌هاي تخصصي آن عايد کاربر مي‌شد، در واقع مجموعه اي از دارايي‌هاي محتوايي پورتال را تبديل به يک فضاي کاري منفرد، جامع و مبتني بر تجارت الکترونيکي ساخت. هر يک از پياده سازي‌ها و کاربردهاي پورتال متمرکز بر هدفي خاص مي‌باشد. پورتال‌هاي تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر يکپارچه سازي کاربردهاي سازماني، توسعه اجتماعي و حرفه اي و همکاري برابر هستند در حاليکه پورتال‌هاي تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنيت اکسترانت13 و کاربردهاي عمومي (سلسله مراتبي) کرده اند. پورتال‌هاي تجارت به مشتري (B 2 C) متمرکز بر قابليت‌هاي سنجش، اجراي تبادلات و حفظ مشتري هستند. در رأس هر يک از پورتال‌ها مي‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌اي از ويژگي‌هاي بيشتري را ممکن است در يک پورتال صنعتي تجاري بيابيم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال يک شرکت توليد کننده دارو مي‌تواند پردازش فرايندهاي تأييد دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، اين ويژگي‌ها از طريق چندين پورتال براي يک سازمان فراهم مي‌شد و از سوي گستره وسيعي از فروشندگان نرم افزارهاي پورتال پشتيباني مي‌گرديد که هر يک به جنبه خاصي از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، مي‌توان گفت که يک بانک تجاري بزرگ از يک پورتال (B 2 C) قابل دسترسي براي مشتري استفاده مي‌کند که مشتريان تجاري از طريق آن مي‌توانند به حسابهاي خود دسترسي داشته باشند، به انتقال وجوه و دارايي‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جديد را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهاي خود را دريافت نمايند. علاوه بر اينها، بانک مذکور از يک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده مي‌کند که از طريق آن پرداخت وام‌هاي کوتاه مدت از بانک‌هاي تجاري بزرگ به بانک‌هاي کوچکتر مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرد. مديريت اين روابط چندگانه فروشنده - خريدار، يک کار چندگانه و ترکيبي را براي تيم فناوري اطلاعات سازمان به وجود مي‌آورد.

پورتال‌ها به چارچوب يکپارچه تري تبديل شده اند؛ چيزي که به عنوان راهي براي استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنايي شده است که از طريق آن تبادلات چندگانه صورت مي‌گيرند، مديريت شبکه محور را امکان پذير ساخته است و با مشارکت کنندگان بسياري در تعامل مي‌باشد. همانطور که ملاحظه مي‌شود، تعريف کاربردي از پورتال (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002) متمرکز بر نيازهاي چندگانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. يک پورتال بايد به سرعت مستقر شود، اما در عين حال بايد به نحو گسترده اي در ميان کاربران مختلف به صورت شخصي تنظيم شود، گستره اي وسيع از محتويات گوناگون را در بر بگيرد، همکاري لازم را ميان کساني که در ارتباط با يک موضوع خاص نياز به کمک و مشارکت ديگران دارند، فراهم نمايد و در تعامل با زمينه طراحي شده خود از انعطاف کافي برخوردار باشد و بالاخره اينکه يک فضاي کاري الکترونيکي مناسبي را براي کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلي، پورتال فضاي کاري سنتي و محصول محور را به يک فضاي پرتحرک تر، شخصي شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتريان بيشتر تکامل و ارتقاء مي‌دهد. براي اغلب افراد اوج خلاقيت‌هاي الکترونيکي آنها در عرصه‌هاي کاري و شغلي، در ارسال يک فايل الکترونيکي به وسيله پست الکترونيکي خلاصه مي‌شود. اين افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در يک پورتال استفاده مي‌کنند. 95 درصد ديگر از امکانات موجود در يک پورتال منتظر کساني است که به سراغ آن مي‌آيند و از اين امکانات در جهت ارتقاي شغلي و حرفه اي خود استفاده مي‌کنند.



6- اجراي مديريت در پورتال‌هاي سازماني

اسفاده از فناوري اطلاعات در انجام امور اداري، داراي دو تأثير عمده ملي است: يکي «رشد اقتصادي»و ديگري «افزايش بهره‎وري». بررسي‎هاي انجام شده بيانگر اين مطلب است که بازگشت سرمايه فناوري اطلاعات در کشورهاي مختلف، رقمي بين 50 تا 100 درصد مي‎باشد. در کشورهاي پيشرفته همچون آمريکا، سرمايه‎گذاري در فناوري اطلاعات باعث بازگشت سرمايه 6/70 درصدي در توليد ناخالص داخلي مي‎شود؛ در واقع سهم بالايي در رشد اقتصادي به نسبت ساير سرمايه‎گذاري‎هاي کشور دارد (کرامر 1381). به علاوه باعث افزايش چشمگير بهره‎وري شده که از طريق مشارکت در سيستم‎هاي توليد و فروش (بازار) جهاني که پايه همگي، فناوري اطلاعات مي‎باشد، حاصل مي‎گردد.

شبکه‎هاي رايانه‎اي، بازگشت سرمايه و ارزش استفاده از فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. قدرت اقتصادهاي شبکه‎اي در اين است که متناسب با افزايش حجم و اندازه شبکه، ارزش به‎کارگيري فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. براي توضيح بيشتر مطلب، مي‎توان مشاهده کرد که يک رايانه شخصي به تنهايي، بهره‎وري را به ميزان محدود و مشخصي افزايش مي‎دهد. حال اگر اين رايانه به شبکه‎اي متصل گردد که بتواند با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همکاري‎هاي سازماني را نيز ميسر سازد، بالطبع بهره‎وري آن چندين برابر مي‎شود. در همين حال، وقتي به ميليونها رايانه ديگر در جهان نيز متصل مي‎گردد و امکانات گسترده شبکه‎اي، تجاري، سازماني و غيره را مورد بهره‎برداري قرار مي‎دهد، بهره‌وري آن نيز بسيار افزايش مي‎يابد. به علاوه، هنوز شاهديم که تمامي پتانسيل‎هاي شبکه اينترنت، مورد شناسايي و بهره‎برداري قرار نگرفته است. پورتال‌هاي سازماني تنها به عنوان يکي از راه‎حل‎هاي ممکن در جهت بهره‎وري هر چه بيشتر در عرصه فعاليت‎هاي اداري و تجاري طراحي و ارائه شده اند.

آنچه که در اين ميان مهم به نظر مي‎رسد، فرايند و چگونگي اجراي مديريت در اين پورتال‌هاست. پورتال‌هاي سازماني به لحاظ برخورداري از ويژگيها و قابليت‎هاي خاص توانسته‎اند محيط مناسبي را براي انجام امور اداري فراهم سازند. بخش اعظمي از فعاليت‎هاي سازماني ميان فروشنده و خريدار در چارچوبي صورت مي‎گيرد که مورد توافق طرفين مي‎باشد ضمن آنکه تجارب علمي و فني طرفين به خودي خود نوعي ارزش افزوده محسوب مي‎شود. در يک جمع‎بندي کلي از فرايندهايي که در يک پورتال سازماني در ارتباط با اجراي مديريت صورت مي‎گيرد، مي‎توان به اين مراحل اشاره نمود:

ارتباط مدير با حوزه مديريت در پورتال

آگاهي از آخرين وضعيت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)

مطالعه و بررسي پيامهاي دريافتي و ارسال پاسخهاي مناسب

بررسي فرصتهاي تجاري و تعيين گزينه‎هاي برتر

دريافت مشاوره از معاونان و واحدهاي تابعه

اعلام نظر و صدور دستورات

تصميم‎گيري و تصميم سازي

خريد، سرمايه‎گذاري يا معرفي خدمات

دريافت مبالغ و هزينه‎هاي مربوط از طرق الکترونيک

ارزيابي از فعاليت‎هاي صورت گرفته براي برنامه‎ريزي‎هاي آتي



7- پورتال‌هاي سازماني و سرمايه‎گذاري مشترک

اقتصاد دانان اخيراً دريافته‎اند که هزينه توسعه تکنولوژي‎هاي پيشرفته، سالانه 10 درصد افزايش مي‎يابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه يکبار دو برابر مي‎شود (بوشهري 1381). در اين شرايط حتي کشورهاي ثروتمندي مانند آمريکا، انگليس و غيره نيز مجبور هستند برخي پروژه‎هاي خود را با کشورهاي ديگر شريک شوند. بنا‎بر‎اين رويکرد مشارکت به ويژه در حوزه‎هاي اقتصادي که اصطلاحاً سرمايه‎گذاري مشترک14 ناميده مي‌شود، يک واقعيت اجتناب ناپذير است.

مهمترين شرط توفيق سرمايه‎گذاري مشترک، برخورداري از همکاري گروهي و اشتراک مساعي براي دستيابي به اهداف مشترک است. پورتال‌هاي سازماني با ايجاد فضاهاي گروهي بر روي شبکه در درجه اول امکان فعاليت‎هاي گروهي را فراهم مي‌سازند و در درجه بعد با استفاده از قابليت ‎هاي الکترونيک انجام تجارت الکترونيکي را عملي مي‎نمايند. درج آگهي‌ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎هاي سرمايه‎گذاري، سرمايه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوي منابع و مراجع مربوطه هدايت مي‎کند. اين قابليتي است که به صورت پويا و فعال در يک پورتال سازماني پيش‎بيني و ايجاد مي‎گردد.

از آنجايي که دستورالعمل واحد و جهان شمولي براي سازماندهي پروژه‎هاي مبتني بر سرمايه‎گذاري مشترک وجود ندارد، سازماندهي آنها کار آساني نيست و تيزبيني و دقت زيادي مي‎طلبد. يکي از ويژگي‎ها يا به عبارتي هنر پورتال‌هاي سازماني اين است که فضاي مبتني بر شبکه آنها سازماندهي سرمايه‎گذاري مشترک را به شيوه‎اي آسان عملي مي‌سازد، ضمن آنکه کليه طرفهاي ذينفع در اين سرمايه‎گذاري مي‎توانند به طور روزانه از کليه تغييرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خريداري شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.

در واقع پورتال‌هاي سازماني در قالب يک بنگاه مشترک الکترونيک محلي براي ميزباني سرمايه‎گذاران و فعالان اقتصادي هستند که اقدام به سرمايه‎گذاري مشترک در حوزه‎هاي مورد علاقه مي‌نمايند. معمولاً سرمايه‎گذاري مشترک به دو صورت قراردادي و سهامي شکل مي‎گيرد. پورتال‌هاي سازماني قابليت عقد قراردادهاي الکترونيک و فروش الکترونيک سهام را در خود دارند. راه‎اندازي پورتال‌هاي سازماني علاوه بر تسهيل امور تجاري سازمانها به جذب فرصتهاي سرمايه‎گذاري براي سرمايه‎گذاران بومي و داخلي کشورهاي در حال توسعه کمک شايان توجهي مي‌کند. موضوع ظريف ديگري که نبايد مورد غفلت قرار گيرد اين است که در پروژه‎هاي سرمايه گذاري مشترک، پس از خاتمه پروژه و حتي در حين انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشي از دارايي‎هاي الکترونيک شرکت‎هاي متولي يا سرمايه‎گذار محسوب مي‎گردد که اين به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعاليت‎هاي تجاري الکترونيک مي‌شود. بديهي است پورتال در پايان فعاليت خود بر اساس آنچه که اصطلاحاً چرخه حيات پورتال ناميده مي‎شود در قالب بخشي از دارايي‌هاي مبتني بر شبکه شرکت‎هاي وابسته به فعاليت‎هاي عادي و عمومي خود ادامه مي‎دهد و زمينه‎اي بالقوه براي اعلام سرمايه‎گذاري‎هاي مشترک در آينده خواهد بود.



8- هزينه ايجاد پورتال‌هاي سازماني و بازگشت سرمايه

عليرغم تعهداتي که سازمانها نسبت به مشتريان خود در خصوص بازگشت سرمايه آنها در زمينه سرمايه‎گذاري مرتبط با فناوري مي‎سپارند، محاسبه مقادير بازگشتي کاري مشکل است. هزينه پياده‎سازي يک پورتال سازماني براي سازمانهاي بزرگ بالا است و در حين استقرار بالاتر هم مي‎رود که اين به خاطر نياز روزافزون سازمانها و پديدار شدن نيازهاي جديد همزمان با طراحي و استقرار پورتال است. اما اگر فرايند طراحي و استقرار پورتال به درستي در يک سازمان صورت گيرد، منافعي که در کوتاه مدت و دراز مدت عايد سازمان مي‌سازد به مراتب بيشتر از هزينه‎هاي صرف شده خواهد بود. بر اساس يک محاسبه به عمل آمده در ايالات متحده (پلز و هريس 2001) مجموع هزينه‎هاي راه اندازي يک پورتال سازماني (شامل نرم افزار براي ساخت صفحات مشتري پسند و يکپارچه‎سازي داده‎هاي ورودي در طول مدت نصب و راه‎اندازي پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سيصد هزار دلار متفاوت است. اما براي انجام يک پروژه در عرض يک دوره دو ساله، شرکت‎ها خود را آماده مي‎سازند که بيش از يک ميليون دلار سرمايه‎گذاري کنند و اين تازه صرف يکپارچه سازي داده‎هاي پروژه مي‌شود که از منابع مختلف گردآوري شده است.

هزينه ايجاد يک پورتال سازماني تقريباً براي 50 يا 500 نفر کارمند يکسان است، بنابراين هزينه آموزش کارمندان براي استفاده از پورتال با کاهش تعداد آنها تقليل مي‎يابد. ايجاد يک پورتال سازماني براي يک سازمان با پرسنلي کمتر از 500 نفر مفيد است، اما به لحاظ اقتصادي چندان به صرفه نيست. اگر تعداد کاربران يک پورتال سازماني به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ايجاد چنين پورتالي به صرفه خواهد بود (پلز و هريس 2001). وقتي تعداد کاربران يک پورتال از پرسنل شاغل در يک سازمان فراتر مي‎رود و مجموعه‎اي از چند سازمان را در بر مي‎گيرد و کاربراني به تعداد حد اقل 2000 نفر مي‎يابد و افراد بيشتري از آن استفاده مي‎کنند، مي‎توان گفت که چنين پورتالي به اهداف اقتصادي خود بيش از هر زمان ديگري نزديک شده است.

معمولاً کاربران يک پورتال سازماني نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزينه خدمات پورتال و پشتيباني فني مي‎بايست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شرکت يا شرکت‎هاي سرمايه‎گذار و يا از طريق دريافت حق اشتراک و هزينه درج آگهي‎هاي تجاري از مشترکان و مؤسسات دريافت شود. اگر قرار باشد که پورتال سازماني تبديل به محلي براي نشان دادن تغييراتي شود که در سازمان بروز مي‎يابند، ايجاد يک زيرساخت مديريتي براي پورتال ضروري خواهد بود تا اطمينان لازم حاصل شود که پورتال مرتباً خود را با نيازهاي سازماني تطبيق مي‎دهد.



9- نتيجه گيري

اصطلاح پورتال امروزه واژه اي مشترک از زبان رايج در فضاهاي اداري شده است. تعريف پورتال از ديدگاههاي متفاوتي امکان پذير است، زيرا کاربران امکانات زيادي را براي آن متصور مي‌شوند. تا کنون تعابير گوناگوني از پورتال ارائه شده است. همانطور که گذشت يک پورتال به عنوان يک فضاي کاري براي مديريت مبتني بر شبکه با امکان تنظيم شخصي و محتوايي و برخوردار از قابليت‌هاي مشارکت با ديگر همکاران و دسترسي بي سيم تعريف شده است. اما آنچه که در حوزه مديريت به ويژه مديريت مبتني بر شبکه براي يک پورتال مطرح مي‌باشد، عبارت است از تمرکز بر روي آنچه که پورتال‌ها مي‌توانند براي يک سازمان فراهم کنند و اثربخشي آنها را افزايش دهند. استفاده از واژه جمع «پورتال‌ها» نيز اتفاقي نيست چرا که سازمانها براي مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه‌هاي مديريتي معمولاً بيش از يک پورتال دارند. نقش پورتال‌هاي سازماني در انجام امور اداري و اعمال مديريت، آن را تبديل به يک محل کسب و کار الکترونيکي براي کاربران آن به ويژه مديران نموده است. پورتال‌هاي سازماني جداي از خدماتي که در سازمانها ارائه مي‌کنند، فرصت‎هاي بازرگاني نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. نمونه بارز اين گونه فعاليت‌ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمايه گذاري مشترک مطرح مي‌باشد، قابل مشاهده است.



منابع و مراجع:

1- بوشهري، عليرضا. 1381. سرمايه‎گذاري مشترک. گسترش صنعت 611: 15.

2- رحمتيان، امير رضا. 1381. فروش در اقتصاد ديجيتال. گسترش صنعت 611: 12-14.

3- شهيدي، مهدي. 1382. تجارت الکترونيکي ابزاري براي کاهش شکاف ديجيتالي. عصر ارتباط 22: 5.

4- کرامر، کنت. 1381. چارچوبي براي سياست ملي فناوري اطلاعات. ترجمه محمدرضا ميرزا اميني. گسترش صنعت 611: 14-15.

5- مجله بزرگراه رايانه. 1382. پورتال‌هاي آنلاين. بزرگراه رايانه 56: 129-131.

6- نوعي پور، بهروز. 1382. مديريت زنجيره فراهم کنندگان. شبکه شهريور: 44-47.

7- IBM Software Group. 2002. Making Portals Fit for E-Business. KM World Magazine May.

8- Pelz, A. and C. Harris .2001. The Need for Portals. KM World Magazine December



پي‌نوشت‌ها

1. Enterprise Information Portals (EIPs)

2. Navigation

3. Directories

4. Link

5. Halcy Minor

6. Marshak

7. Patricia Seybold

8. World Wide Web

9. value chain

10. Yellow pages

11. Short Message System (SMS)

12. Middleware

13. Extranet

14. Joint Venture


درخواست دمو

درخواست دمو CRM