(10خط) 02177613815

سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني

سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني

مولف/مترجم: سيدبابک علوي

موضوع: مديريت منابع انساني / فناوري اطلاعات

سال انتشار(ميلادي): 2000

وضعيت: تمام متن

منبع: ماهنامه تدبير-سال يازدهم-شماره 105

تهيه و تنظيم: پايگاه مقالات مديريت

چکيده:

يکي از ابزارهاي مهم در نظام مديريت منابع انساني ، بويژه در سازمانهاي بزرگ "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني ""1" است . اين سيستم اطلاعاتي قادر است تا با استفاده ازپايگاههاي داده در رابطه با نيروي انساني سازمان ، اطلاعات موردنياز را براي تصميم گيري مديران مياني و مديران ارشد سازمان دررابطه بامديريت منابع انساني سازمان فراهم سازد. درنگاهي سيستمي مي توان گفت که اين سيستم اطلاعاتي ، مي تواند به عنوان زير "سيستم ""2" درسيستم اطلاعات مديريت سازمان مطرح باشد وخود نيز به عنوان يک سيستم ، شامل دروندادهايي از داده هاي مرتبط با نيروي انساني و بروندادهايي است که جهت برنامه ريزيهاي لازم در سطوح مختلف مديريت سازمان مورداستفاده قرار مي گيرد. در اين مقاله بدون اينکه بحث مقدماتي بر روي انواع سيستم هاي اطلاعاتي "3" صورت پذيرد، مستقيما به طرح موضوع سيستم اطلاعات مديريت درباره مديريت منابع انساني پرداخته شده و سعي درعرضه و بسط مفاهيم مربوطه دراين حوزه گرديده است .



مقدمه

اطلاعات شرط لازم براي يک تصميم گيري صحيح است . فعاليتهاي کارمنديابي ، استخدام ،نگهداري ، بهسازي نيروي انساني "آموزش ،ارزشيابي ،..."، برنامه ريزي نيروي انساني و سايراجزا سيستم مديريت منابع انساني ، همگي نيازبه اطلاعات مناسب و در زمان صحيح خوددارند. درهرکدام از فعاليتهاي موجود در مديريت منابع انساني ، گردش داده ها و اطلاعات مخصوص خود وجود دارد و با افزايش حجم آنها و نوع نياز مديران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات مناسب ، لزوم سازماندهي به اين امرو ايجاد سيستم صحيح براي آن داراي اهميت مي گردد. "سيستم اطلاعاتي مديريت منابع انساني " قادر است تا با توليد، سازماندهي ،نگهداري ، و توزيع اطلاعات نيروي انساني به مديران سازمان در سطوح مختلف تصميم گيري ،به عنوان يک ابزار بسيار ارزشمند مورداستفاده قرار گيرد.



1 - تحليل سازماني

در هر سازمان باتوجه به سلسله مراتب موجود در آن مي توان حيطه تصميم گيريهاي متفاوتي را درنظر گرفت . در هر قسمت از سطوح سازماني ، حيطه تصميم گيريها و نوع برنامه ريزيهامتفاوت است . با حرکت از سطوح پايين سازمان به سطوح بالاتر، تصميمات کلي تر و داراي تاثيرات بلندمدت تري مي گردند.

از طرف ديگر "مديريت منابع انساني " به عنوان يکي از دواير سازمان داراي گردش اطلاعات مخصوص خود در سطوح مختلف سازماني است .

در تقسيم بندي سازمان ، مديريت منابع انساني در رديف مديريت توليد و مديريت مالي قرار گرفته و انجام امور مربوط به آن به عهده حوزه اي معين واگذار گرديده است . اين حوزه ممکن است مستقيما تحت نظر رياست سازمان باشد يا اينکه با واسطه هايي تحت نظر رياست سازمان باشد... اما از آنجا که سازمان به دست انسان طراحي و اداره مي شود و انسانهاي شاغل در کل سازمان موضوع اصلي مديريت منابع انساني هستند، مسائل نيروي انساني نمي تواندفقط به يک حوزه تخصصي محدود شود.درنتيجه تصميمات و عملکرد مسئولان امورپرسنلي در کليه سطوح سازماني و به تبع آن درعملکرد کلي سازمان تاثير مي گذارد."4" از اين رومي تون گفت که نوع اطلاعات موردنياز و مرتبطبا مقوله "منابع انساني " در هر سطح از مديريت سازمان باتوجه به تفاوت موجود در حيطه هاي تصميم گيري در آنها متفاوت بوده و مي توان باتوجه به حيطه هاي تصميم گيري در هر سطح ، ونوع برنامه ريزي مديران آن سطوح در ارتباط باابعاد مختلف منابع انساني سطح و واحد خود،از داده هاي موجود، اطلاعات موردنياز راپردازش کرد."5"



2 - داده ها

"مديريت منابع انساني " شامل فعاليتهايي درزمينه هاي شناسايي انتخاب ، استخدام ، تربيت وپرورش ، نگهداشت و اصلاح رفتار کارکنان وساير فعاليتهاي مشابه است . چنانچه بررسي را ازپايين ترين سطح سازمان که همان سطح عملياتي است ، شروع کنيم ، مي توان بانک داده هاي موجود را مورد مطالعه قرار داد. برخي ازمهمترين داده هايي که مي توانند در پايين ترين سطح امور منابع انساني به صورت بانک داده نگهداري شوند، در جدول 1 - درج شده اند. اين بانکهاي داده ، نشان دهنده عمليات مختلف دردواير گوناگون سازمان و در ارتباط با مسايل مختلف نيروي انساني هستند."6"





جدول 1: نمونه اي از بانکهاي داده هاي مرتبط با نيروي انساني

1 - حوادث کار

2 - تقاضاهاي استخدام

3 - نتايج مصاحبه هاي استخدام

4 - خروج از خدمت

5 - انتقالات شغلي کارکنان به سايردواير يا سازمانها

6 - پرداخت حقوق کارکنان

7 - شکايات

8 - نمرات آزمون استخدامي

9 - سلامت روحي و رواني

10 - مصاحبه هاي خروج خدمت

11 - مشخصات شغلي

12 - شرح شغل

13-برنامه هاي آموزشي وسوابق آموزشي کارکنان

14 - تاريخچه پرسنلي

15 - اطلاعات پزشکي کارکنان

16 - پاداشهاي تعلق گرفته به کارکنان

17-نتايج بررسيهاي ادواري سنجش روحيه وانگيزش

18 - شغلهاي مالي

19 - مهارتهاي کارکنان

20 - نتايج ارزشيابي عملکرد کارکنان

21 - حضور و غياب کارکنان



از نگاه سيستمي مي توان گفت که بانکهاي داده اشاره شده مي توانند به عنوان دروندادهاي سيستم تلقي شده و پردازشي که روي آنهاصورت مي گيرد، آنها را تبديل به اطلاعات موردنياز مديران ، در سطوح مختلف مديريت کند.



3 - اطلاعات

اطلاعات برخلاف داده ، اثر رفتاري دارند وبرخلاف آن توانايي انتقال معني و مفهومي خاص ، قابليت تفسير و تبيين شدن داشته ومبنايي براي تصميم گيري مي توانند باشند.

سيستم هاي مديريت اطلاعات با به دست آوردن ، نگهداري ، اصلاح و ترکيب اين داده ها درشکلهاي مختلف و صور موردنياز تصميم گيري مديران ، توليد اطلاعات مي کنند.

بديهي است که هرکدام از داده هاي مربوط به امور نيروي انساني ازنظر سيکل حيات داده "7" بايکديگر متفاوت بوده و براي توليد اطلاعات صحيح ، بايد در زمانهاي مناسب بازيابي وذخيره سازي مجدد شوند. اين امر نشاندهنده لزوم وجود "واحد مديريت داده و اطلاعات " درسيستم اطلاعاتي است . همانطور که گفته شد،براي طراحي اين سيستم اطلاعاتي نياز به شناخت حيطه هاي تصميم گيري مديران درسطوح مختلف سازمان در ارتباط با نيروي انساني داريم .

الف " سطح عملياتي : در قسمتهاي عملياتي ،عمدتا داده ها موردنظرند و از اجزا مختلف مديريت منابع انساني ، داده هاي متفاوتي قابل ذخيره سازي و استفاده هستند. "جدول 1"

ب " سطح مياني : در سطوح مديران مياني که عمدتا تصميمات تاکتيکي اخذ مي شود، مي توان داده هاي موجود را تبديل به اطلاعات مناسبي جهت تصميم گيري در امور نيروي انساني کرد. دراين سطح مي توان عمده ترين تصميم گيريهاي مديران را در امور نيروي انساني در ارتباط بامسايل ذيل تقسيم بندي کرد."8" اجزا هرکدام ازاين موارد در شکل "1" مطرح گرديده اند: 1 -آموزش 2 - پاداشها 3 - مديريت کارکنان 4 -استخدام 5 - روابط کارکنان 6 - کنترل هزينه بهره وري .

در اين سطح برخي از انواع تصميم گيريها وبانکهاي داده موردنياز به شرح ذيل است :

برنامه ريزي آموزشي کارکنان : با استفاده ازبانکهاي داده سوابق آموزشي ، مهارتها، نتايج ارزشيابي عملکرد، تحصيلات ، انتقالات شغلي ،... و تعيين نيازهاي آموزشي بر اساس آنها;

برنامه ريزي نيروي انساني : با استفاده از آمارخروج از خدمت ، انتقالات ، ترکيب نيروي انساني موجود "ازنظر طبقه شغلي ، سن ،تحصيلات ،..."، نرخ رشد توليد،...;

تصميم گيري جهت ارتقا شغلي کارکنان وانتخاب مديران : با استفاده از بانکهاي داده شامل :شغلهاي خالي ، مهارتها و تجارب قبلي کارکنان ومديران ، نتايج آزمونها، اطلاعات پزشکي ، شرح شغل ،...;

بررسي عوامل ايجاد سوانح و تحليل ايمني کارکنان و تصميم گيري در رفع خطرات : بانک داده حوادث کار، اطلاعات پزشکي کارکنان ،نتايج بررسي ادواري سنجش روحيه و انگيزش ،شکايات ، مصاحبه هاي خروجي از خدمت ،...;

تصميم گيري جهت پاداش کارکنان : نمرات ارزشيابي عملکرد، ارزشيابي ادواري واحدها،...;

کارمنديابي و استخدام : استفاده از بانکهاي داده نتايج آزمونهاي استخدامي ، نتايج مصاحبه ها، فرمهاي درخواست استخدام ،...;



شکل 1 - ارتباط سيستم اطلاعات منابع انساني با اجزا سيستم مديريت منابع انساني



در ادامه اين قسمت براساس مفاهيم مطرح شده مي توان براي هر مفهوم ، شاخص "9" مناسبي تعريف نمود. بطور مثال شاخصهاي :

تعدادکارکنان واحدتعدادحوادث هرواحد ، تعدادکارکنان واحدساعات غيبت کارکنان هرواحد



تعدادکارکنان مجموع اضافه کار کارکنان هر واحد در ماه ، تعدادکارکنان مجموع تعداد شکايات دريافت شده



و شاخصهاي مشابه به همراه ساير اطلاعات موردنياز مي توانند در شناخت مشکلات انگيزشي و وضعيت روابط انساني هر واحدشناخت خوبي به وجود آورند. استفاده ازشاخصهاي ديگر براساس نيازهاي اطلاعاتي مديران در اين سطح سازماني ، مي تواند دربسياي از تصميم گيريها مورداستفاده قرار گيرد.

ج " سطح استراتژيک : در سطح مديريت ارشد که بيشتر برنامه ريزي استراتژيک ، موردانتظار است ،قبل از شناخت نيازهاي اطلاعاتي لازم است شناخت مناسبي از مفهوم "برنامه ريزي استراتژيک منابع انساني " داشته باشيم .

در برنامه ريزي استراتژيک منابع انساني بايدبه سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود:

چگونه بايد برنامه هاي منابع انساني تعيين شوند تا بطور موثر با مقتضيات و فشارهاي محيطي سروکار داشته باشند؟

چه افرادي براي اداره و هدايت سازمان درآينده براي رسيدن به هدفهاي استراتژيک شرکت موردنياز هستند؟"10"

چه جنبه هاي ضعيفي از سيستم مديريت منابع انساني سازمان بايد تقويت شود تا ازفرصتهاي محيطي بيشترين استفاده به عمل آيد؟

چه جنبه هاي ضعيفي از سيستم مديريت منابع انساني سازمان بايد تقويت شوند تا سازمان را در برابر تهديدات محيطي مصون نگاه دارد؟

چه جنبه هاي قوي داخلي مديريت منابع انساني سازمان بايد جهت استفاده از فرصتهاي محيطي مورداستفاده قرار گيرند؟

چه جنبه هاي قوي مديريت منابع انساني سازمان بايد جهت مصونيت سازمان در برابرتهديدات محيطي موردتوجه قرار گيرند؟

براي پاسخ به سوالات فوق و يا سوالات مشابه ، اطلاعات و بانکهاي داده ذيل مي توانندبراي تصميم گيري صحيح مورداستفاده قرارگيرند: "جدول 2و3"





جدول 2 - اطلاعات داخلي



اطلاعات موردنياز جهت تجزيه وتحليل منابع انساني داخلي

سطح خرد

سطح کلان

*اطلاعات وآمارجمعيتي کارکنان ومديران "سني ،تحصيلي ،تجربي ،..."

* سطوح مهارت کارکنان و مديران

* اطلاعات بهره وري و عملکرد واحدها

* وضعيت بالقوه کارکنان و مديران

*اطلاعات رضامندي کارکنان ازطريق گزارشهاي ادواري

*صلاحيت وشايستگي مديريت ازطريق سيستم ارزشيابي

* صلاحيت کارکنان ازطريق سيستم ارزشيابي

* اطلاعات درباره جو سازماني

* ساختار سازماني

* کيفيت زندگي شغلي

* روند غيبتها

* روند نقل وانتقالات

* تجزيه وتحليل شغل و طراحي شغل

* سودوزيان برنامه هاي فعلي منابع انساني





جدول 3 - اطلاعات محيطي

اطلاعات موردنياز تجزيه وتحليل محيطي

* اطلاعات جمعيتي از محيط سازمان

* اطلاعات اقتصادي از محيط سازمان

* اطلاعات تکنولوژيک از محيط سازمان

* اطلاعات اجتماعي و فرهنگي از محيط سازمان

* اطلاعات بازار نيروي کار از محيط سازمان

* اطلاعات قوانين و مقررات نيروي انساني

* اطلاعات سياسي



در "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني "، در سطوح استراتژيک ، شناخت ازشرايط محيطي بسيار مهم است و درواقع شناخت از شرايط محيطي و تاکيد بر آن ، يکي ازعوامل اصلي و مميز برنامه ريزي استراتژيک باساير برنامه ريزيهاست .

از اين رو بسياري از کارشناسان ، سيستم هاي MIS را با تاکيد بر ذخيره اطلاعات و آگاهي محيطي در طراحي هاي خود مدنظر دارند."11"



4 - نگاه سيستمي

حال به جمع بندي بحث مربوط به اجزاسيستم مي پردازيم . همانطور که در شکل 4 -مشاهده مي شود دروندادهاي سيستم که شامل بانکهاي داده از فرايندهاي داخلي و شرايطمحيطي است براساس نيازهاي اطلاعاتي پردازش شده و تبديل به اطلاعات قابل استفاده در برنامه ريزي و تصميم گيريهاي لازم در سطوح مختلف مي شوند. "سيستم مديريت داده واطلاعات " نيز وظيفه سازماندهي ، به روزنگهداري ، و ساير کارکردهاي لازم براي استفاده صحيح از داده ها و اطلاعات را دارد.



نتيجه گيري

در اين مقاله سعي گرديد تا چارچوبي نظري جهت شناخت اجزاء و کاربرد "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني " در يک سازمان عرضه گردد. بديهي است که شناخت سطوح مختلف مديريت سازمان و تعيين حيطه هاي تصميم گيري و اطلاعات و داده هاي موردنياز هر سطح وشناخت فرايندهاي سازمان از مقدمات ايجاد اين سيستم هستند. استقرار اين سيستم ، مديران سازمان را در هر سطح تصميم گيري ، مجهز به اطلاعات موردنياز کرده و آنها را قادر مي سازد تادرباره استراتژيک ترين منبع سازمان تصميمات بهتري را اتخاذ کنند. طراحي دقيق اين سيستم نيزنياز به بسط و انطباق عملي هرکدام از اجزاءاشاره شده با شرايط کاري سازمان دارد که دراين باره مي توان با بهره گيري از متخصصان مديريت منابع انساني و متخصصان تحليل وايجاد سيستم هاي اطلاعاتي در قالب کاري گروهي ، سيستم مناسبي را ايجاد کرد.





پانوشتها

1- PERSONEL / HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATIN SYSTEM.



2- SUBSYSTEM



3 - سيستمهاي اطلاعاتي نظير EIS,DSS,MIS

4 - اسفنديار سعادت ، مديريت منابع انساني ،"تهران : انتشارات سمت 1375"، ص 1

5 - کنت وجين لاودون ، "رويکرد مديريت ،سازمان ، و فناوري : نظام اطلاعات مديريت "MIS""ترجمه : فريدون رهنماي رودپشتي ، تدبير 84، ص 35.

6- ROBERT, L.MATH IS F.JOHN H.JACKSON, PERSONNEL /HUMAN RESOURCE MANAGEMENT, "NEWYORK: WEST, 1991", P.554.



8 - منبع P.556 - 6

9- INDICATOR

10 - سرلام نکمو، "برنامه ريزي استراتژيک براي منابع استراتژيک "نيروي انساني "" ترجمه :حسن زارعي متين ، ماهنامه دانش مديريت ، شماره 17ص 67

11- VLADIMIR ZWASS, MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM "NEWYORK: BROWN PUBLISHER, 1992".P.14.