(10خط) 02177613815

کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني

کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني

مولف/مترجم: عليرضا کياني

سال انتشار(ميلادي): 2006

وضعيت: تمام متن

تنظيم: پايگاه مقالات مديريت

چکيده:

برنامه ريزي نيروي انساني امروزه يکي از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني به شمار مي آيد که تاثير عميقي بر ساير فعاليتهاي مديريت دارد. اگر ازطريق برنامه ريزي کارا بتوانيم افراد شايسته را جذب سازمان کنيم به علت کاربرد روش علمي و نگرش سيستمي که در برنامه ريزي نيروي انساني وجود دارد بسياري از مشکلات مديريتي در سازمانها رفع خواهدشد. کاهش هزينه ها، آموزش مستمر کارکنان و همگام شدن با تحولات محيطي و فنــــاوري روز را از جمله مزاياي کاربرد برنامه ريزي اثربخش و کاراي نيروي انساني بايد دانست.

ارتباط تنگاتنگ برنامه ريزي و اطلاعات سبب ايجاد و بکارگيري سيستم هاي اطلاعاتي موردنياز باتوجه به اندازه، نوع و فناوري موجود سازمانها شــده است. بکارگيري کامپيوتر و شبکه هاي اطلاع رساني را بايد به عنوان عامل پيوند دهنده برنامه ريزي و سيستم هاي اطلاعاتــــي دانست. در اين مقاله سعي شده به طور مختصر تعاريفي از برنامه ريزي نيروي انساني و سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني و کاربرد آن و درنهايت طراحي، اجرا و چالشهاي پيش روي (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEMS = HRIS) بيان شود.



مقدمه

نيروي انساني را بايد به عنوان مهمترين سرمايه يک سازمان دانست که نقش کليدي و مهمي در دستيابي سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزينه هاي بالايي جهت جذب و نگهداري منابع انساني صرف مي کنند تا در عرصه رقابت از ساير رقيبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دليل وجود رقابت بين سازمانها و شرکتها درجهت کسب منافع بيشتر، تسلط بر منابع موجود اهميت ويژه اي يافته است. سازمانها اگر داراي بهترين تکنولوژي بوده و از بهترين امکانات بهره مند باشند ولي از نيروي انساني متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و يا توانايي استفاده درست و کارآمد از نيروهاي موجود را نداشته باشند قادر نيستند بر محيط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نيروي انساني اين توانايي را دارد که ساير منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهايي را پديد آورد که سازمان به خاطر آن تاسيس شده است. يکي از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني برنامه ريزي نيروي انساني است. مديريت منابع انساني ازطريق برنامه ريزي کارآمد و اثربخش مي تواند حجم و ترکيب نيروي انساني موردنياز براي آينده را فراهم ساخته و يا توانائيهاي نيروهاي موجود را ارتقا بخشد. از اين رو براي تداوم موجوديت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ريزي نيروي انساني بايد از اولويت بالايي برخوردار باشد. بايد توجه داشت برنامه ريزي موثر و کارآمد نيروي انساني و اصولاً هر نوع برنامه ريزي به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نياز دارد.

امروزه يکي از مشکلات، عدم بکارگيري سيستم اطلاعات مناسب است. سيستم هاي اطلاعات مديريت، توانايي پردازش اطلاعاتي در زمينه هاي جمعيت شناسي، آموزش، اشتغال و همچنين عوامل موثر بر عرضه و تقاضاي نيــــروي کار دارند که درنهايت در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني کاربرد فراواني خواهند داشت.

باتــــوجه به اهميت اطلاعات در امر برنامه ريزي نيروي انساني، اطلاعات را بايد يکي از منابع مهم سازمان دانست. ايجاد و بکارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني را بايد از اولويتهاي هر سازمان برشمرد که نسبت بــــه اجراي آن بايد اقدام کرد. برنامه ريزي نيروي انساني برپايه بکارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت در کمک به اتخاذ تصميم هــــاي مربوط به منابع انساني پي ريزي مي شود.



فرايند برنامه ريزي نيروي انساني

براي فرايند برنامه ريزي نيروي انساني (HUMAN RESOURCES PLANNING = HRP) تعاريفي بيان شده که تعدادي از آن به شرح زير است:

1 - برنامه ريزي نيروي انساني را فرايند پديدآوردن و تعيين هدفهــــا، سياستها و برنامه هايي گويند که به پرورش، کاربرد و توزيع نيروي انساني مي پردازد تا مقاصد اقتصادي، خدماتي و... تامين شود (صائبي، برنامه ريزي استراتژيک)؛

2 - برنامه ريزي نيروي انساني فرايندي است که به وسيله آن سازمان معين مي کند که براي نيل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهايي براي چه مشاغلي نياز دارد (سعادت، مديريت منابع انساني)؛

3 - برنامه ريزي نيروي انساني عبارت است از تعيين تعداد افرادي که در سالهاي آينده براي تامين هدفهاي سازمان بايد انتخاب گردند، آموزش ببينند، ترفيع يابند، بازنشسته يا اخراج شوند و مانند آن، که براساس تسهيلات و وسايل موردنياز تخمين زده مي شود (رضائيان، اصول مديريت).

براي برنامه ريزي نيروي انساني تعاريف مشابه ديگري بيان شده که به موارد بيان شده اکتفا مي کنيم.

ذکر اين نکته ضروري است که بعضي از صاحبنظران مديريت برنامه ريزي نيروي انساني را دراصل يک برنامه ريزي استراتژيک مي دانند که درجهت اهداف کلي سازمان و شيوه هاي لازم براي نيل به اهداف کلي حرکت مي کند. منابع اعم از مالي، فيزيکي، اطلاعاتي، انساني، اوضاع و احوال بازار کار، توسعه خدمات و بسياري ديگر از عوامل درون و برون سازمان در برنامه ريزي نيروي انساني بايد موردتوجه قرار گيرند که همه آنها را بايد عوامل استراتژيک دانست (ابطحي، مديريت منابع انساني).



مراحل

بــرنامه ريزي منابع انساني را در 4 مرحله مي توان به اجرا درآورد (ال دولان، مديريت امور کارکنان و منابع انساني):

1 - گردآوري، تحليل و پيش بيني داده ها به منظور پيش بيني عرضه منابع انساني (و برپاداشتن يک نظام اطلاعاتي منابع انساني) و پيش بيني تقاضاي منابع انساني (و افزودن بر نظام اطلاعاتي منابع انساني)؛

2 - تعيين هدفها و سياستهاي کلي منابع انساني و جلب حمايت مديران بلندپايه درمورد آنها؛

3 - طــراحي و به انجام رساندن طرحها و برنامه هاي عملي در زمينه هايي مانند کارمنديابي، آموزش و ترفيع که سازمان را قادر خواهدساخت به هدفهاي منابع انساني خود دست يابد؛

4 - نظارت بر طرحها و برنامه هاي امور کارکنان و ارزيابي آنها به منظور آسان کردن پيشرفت به سوي هدفهاي برنامه ريزي منابع انساني.

بدون برنامه ريزي منابع انساني اثربخش، شغلهاي بي متصدي را اغلب مي توان تشخيص داد تا بي متصدي بودن آنها اعلام گردد. درنتيجه کارمنديابي، گزينش و به کارگماري ممکن است بدون آگاهي از شغلهايي صورت گيرند که بدون مشاغل هستند يا آنکه اين گامها چنان به شتاب برداشته شوند که به کارگرفتن فرايند کامل کارمنديابي و گزينش شدني نباشد (ال دولان).



سيستم هاي اطلاعات منابع انساني

مشخص ساختن سيستم اطلاعاتي منابع انساني نخستين و مهمترين گام رهيافت موفقيت آميز مديريت نيروي انساني است (بنيسون، برنامه ريزي نيروي انساني). به عقيده »مالکلم بنيسون« اطلاعات را بايد به منزله کليد استراتژي در برنامه ريزي نيروي انساني دانست. موجودي نيروي انساني، تقاضا و عرضه آن در آينده را مي توان به وسيله سيستم اطلاعات منابع انساني تعيين کرد. بايد توجه داشت که هدف سيستم هاي اطلاعات منابع انساني برنامه ريزي براي سازمان نيست، بلکه سازمان و مديريت را در برنامه ريزي نيروي انساني کمک مي کنند. (شکل 2)

تعاريفي براي سيستم هاي اطلاعاتي بيان شده که تعدادي از آنها به شرح زير هستند:

1 - سيستم اطلاعات منابع انساني عبارت است از يک روش سازمان يافته جمع آوري، نگهداري و ارائه اطلاعات به مديران به منظور تصميم گيري در امور چهارگانه مديريت منابع انساني. چنين سيستمي بايد داراي مشخصات زير باشد:

الف - اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختيار استفاده کننده قرا رگيرد؛

ب - اطلاعات صحيح و دقيق باشد؛

پ - اطلاعات مربوط و موردنياز مديران باشد؛

ت - کليه اطلاعات موردنياز براي هر نوع تصميم گيري به طور سريع دراختيار قرار گيرد. (ميرسپاسي، مديريت منابع انساني)

2 - منظور از سيستم اطلاعات منابع انساني، استفاده از روشي منظم و سازمان يافته براي کسب اطلاعاتي است که تصميم گيري عقلايي درباره منابع انساني را در سازمان امکان پذير مي سازد. اين اطلاعات بايد به روز، صحيح، دقيق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد. (سعادت)

3 - سيستم اطلاعــات منابع انساني به مجموعه اي از داده هاي منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان مي شود که براي برنامه ريزي نيروي انساني به کار مي رود.

4 - سيستم اطلاعات منابع انساني به يک نظام اطلاعاتي رايانه اي معمولي ناميده مي شود که در مديريت امور کارکنان و منابع انساني به کار برده مي شود. هر نظام اطلاعاتي منابع انساني به طور منطقي يک سياهه از شغلها و مهارتهاي موجود در سازمان است.

سيستم اطلاعات منابع انساني مجموعه اي از ابزارهاي مديريت است که مديران را توانا مي سازد تا براي بهره گيري از منابع انساني سازمان هدفهايي برپا دارند و ميزان کاميابي در رسيدن به اين هدفها را تعيين کنند. (دولان)

درمورد برنامه ريزي نيروي انساني اشاره شد که برنامه ريزي نيروي انساني درحقيقت يک فرايند استراتژيک است، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت نيز در سازمان از اهميت استراتژيک برخوردارند و آن را بايد به عنوان يک مقوله استراتژيک در نظر گرفت.



طراحي سيستم اطلاعات منابع انساني

پياده کردن يک نظام اطلاعات تنها با خريد سخت افزارها و نرم افزارها پايان نمي يابد. اين کار شامل دگرگوني در کارها، مهارتها، مديريت و سازمان نيز مي گردد. بنابه فلسفه »فني - اجتماعي« بدون رويکرد به کاربران، نمي توان يک نظام نوين اطلاعات برپا ساخت.

ديــــدگاه »فني - اجتماعي« خاطرنشان مي کند که برپاکنندگان نظامهاي نوين هر دو مسئوليت فني و اجتماعي را به عهده دارند. (لاودن، مديريت امور کارکنان و منابع انساني) همچنين تکنولوژي، محيط، اندازه يا بزرگي سازمان تعيين کننده نوع سيستم اطلاعاتي و شيوه پــــردازش آنها در سازمان مي باشند. (ال دفت، تئوري سازمان و طراحي ساختار) طراحي و راه اندازي يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني را مي توان در 5 مرحله انجام داد. (سعادت) (شکل 2)

مرحله اول: مطالعه و شناخت سيستم فعلي: اولين مرحله در طراحي يک سيستم اطلاعاتي بررسي وضعيت سيستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود يک سيستم اطلاعاتي رسمي در سازمان، ضروري است که هر سيستم ديگر موجود شناسايي گردد. هدف از بررسي سيستم اطلاعاتي فعلي پاسخ به سوالاتي از اين قبيل است:

- حجم اطلاعاتي که سيستم فعلي مي تواند آن را پردازش کند چقدر است؟

- کيفيت اطلاعات درچه حدي است؟

- چه نوع اطلاعاتي موردنياز است؟

- اطلاعات از چه منابعي به دست مي آيد؟

همچنين مطالعه سيستم اطلاعات موجود بايد براي ما روشن سازد که آيا سيستم اطلاعات مرکزي وجود دارد يا اينکه هر قسمتي به طور مستقل اطلاعات موردنياز خود را پردازش مي کند.

مرحله دوم: تعيين اولويتهاي اطلاعاتي: همه اطلاعات به يک اندازه داراي ارزش و اهميت نيست. فقدان برخي از اطلاعات مي تواند موجب ناکامي در برنامه ها شود. بنابراين، سيستم هاي اطلاعاتي بايد طوري طراحي گردد که اولاً اطلاعـــات ضروري و مهم براي تصميم گيــــري را تهيه کند و دراختيار تصميم گيرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزينه، اطلاعات کم اهميت را دراختيار بگذارد. مديران علاوه بر شناخت سيستم ها نياز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از اين رو شناخت کل سازمان براي آنها ضروري است. درک نظام همراه با شناخت سازمان دستمايه گزينش شکل ويژه و مناسب نظام اطلاعات براي سازمان مي شود که بدان معماري نظام اطلاعات (INFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE) عنوان مي دهند که مي توان آن را ترکيبي از اطلاعات و مديريت دانست. (لاودن) اولويتهايي که مي توان براي سيستم اطلاعـــاتي منابع انساني در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني درنظر گرفت شامل: اطلاعاتي در زمينه جمعيت و نيروي کار، روندها و دگرگونيهاي اقتصادي و اجتماعي و قوانين و مقررات و فعاليتهاي دولت به انضمام مسايل مربوط به عرضه و تقاضاي نيروي انساني است.

مرحله سوم: طراحي سيستم اطلاعاتي جديد: در اين مرحله طراحي و پيشنهاد سيستم اطلاعاتي جديد انجام مي شود. سيستم جديد بايد جوابگوي تمام نيازهاي اطلاعاتي سازمان درمورد منابع انساني باشد. يکي از مشخصات چنين سيستمي وروديهاي متعدد و زياد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلف ازطريق اين وروديها به سيستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندي شده و گزارشهـــــا در يک جا متمرکز و براي برنامه ريزي نيروي انساني و ساير برنامه ريزيها دراختيار مــــــديران سطوح مختلف و تصميم گيرندگان قرار مي گيرد. مهمترين ويژگي چنين سيستمي ادغام و يک کاسه کردن تمام اطلاعات مربوط به نيروي انساني است. بايد توجه داشت وجود اطلاعات بي حد و حصر يا انفجار اطلاعات خود عاملي درجهت عدم کارايي سازمان ممکن است تبديل شود. بنابرايــن، ويژگيهاي يک طراحي مناسب سيستم هاي اطلاعاتي مديريت منابع انساني جهت برنامه ريزي عبارت است از:(زاهدي، تجزيه و تحليل سيستم ها)

1 - دردسترس بودن(ACCESSABILITY) ، يعني امکان دستيابي به اطلاعات از راههاي ساده و با زبانهاي طبيعي؛

2 - به هنگام بودن(TIME LINESS) ، يعني امکان دريافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه اي که فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛

3 - دقيق بودن(ACCURACY) ، يعني گزارشها بايد درحد امکان بدون خطا يا اشتباه باشد؛

4 - مرتبط بودن(RELEVANCE) ، يعني اطلاعــات حاوي جزئيات کسل کننده و حاشيه هاي نامربوط نباشد؛

5 - قابليت کاربرد(USABILITY) ، يعني شکل خروجي با چگونگي شناخت، اولويتها و مطلوبيتهاي کاربران تطابق داشته باشد.

نکته اي ديگر که در طراحي سيستم اطلاعاتي بايد مدنظر قرار داد اين ست که در عصر اطلاعات ارزش افزوده ازطريق تبديل اطلاعات به دانش و همچنين سرعت انتقال آن حاصل مي شود.

بنابراين، اگر شبکه اطلاعات سرعت کافي نداشتــــه باشد ارزش سيستمي که طراحي مي شود صفر خواهدبود.(رضائيان) در طراحي سيستم جــديد همراهي و مشارکت کارکنان مي تواند درجهت افزايش کارايي و کاهش تنش، اثرات مثبتي در سازمان برجاي گذارد.

درمورد انتخاب و طراحي سيستم جديد، مديران بايد آن را براي مدت زمان کوتاهي، به کار گيرند که اين مرحله را در اصطلاح نصب آزمايشي گويند. سپس بر ارزيابي نتايج بپردازند و درصورت مثبت بودن نتايج، نصب موقت به نصب دايم تبديل کنند و در غير اين صورت از ادامه فعاليت سيستم جلوگيري به عمل آورند.

درصورت عدم رضايت سيستم طراحي شده بايد مجدداً از مرحله اول فرايند را آغاز کنيم تا با رفع معايب و مشکلات سيستم موردنظر را به اجرا درآوريم.

مرحله چهارم: انتخاب و نصب کامپيوتر (درصورت لزوم): درصورتي که سرعت عمل، دقت و صحت يک سيستم دسته اطلاع رساني قابل قبول نباشد و نتواند نيازهاي اطلاعاتي سازمان را رفع کند لازم است از کامپيوتر استفاده شود. همچنين بايد توجه داشت کامپيوتر را مطابق سيستم اطلاعاتي انتخاب کرد نه برعکس. درمورد سيستم هايي نيز که از کامپيوتر استفاده مي کنند، ارتقا سيستم ها و بکارگيري سخت افزار و نرم افزار جديد با توجه به دگرگوني محيط و تغييرات مستمر ضروري است.

همچنين با توجه به تغييرات سريع در صنايع کامپيوتر و سخت افزارهاي مربوط به آن سيستم بايد توانايي روزآمد شدن همگام با تغييرات جديد را نيز داشته باشد.

مرحله پنجم: حفظ کيفيت سيستم اطلاع رساني: کيفيت اطلاعـاتي که از سيستم موجود بيرون مي آيد به کيفيت داده هايي که وارد سيستم شده است بستگي دارد. بنابراين، تمام قسمتها بايد بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بي ارزش تشخيص دهند و با ارسال اطلاعات مفيد و همچنين فرستادن گزارشهاي صحيح، دقيق و به موقع کيفيت سيستم اطلاعاتي منابع انساني را بهبود بخشد. منظور از کيفيت اطلاعات اين است که مديران بايد بين »بايد«ها و »هست«هاي گزارش شده مقايسه اي انجام دهند. اطلاعات دقيق تر، کيفيت بالاتري را براي مديران و امنيت بيشتر را به وجود مي آورند. درعيــــن حال هزينه بيشتري را نيز موجب مي شود. (رضائيان)

درصورت تداوم کاربرد سيستم، مديران بايد به منظور نکات ايمني و حفاظتي، برنامه منسجم و جامع تعمير و نگهداري را تهيه و تدوين کنند تا درصورت بروز هرگونه مشکلي با رفع سريع آن، سلامت را به سيستم بازگردانند.



کاربردها

تعدادي از کاربردهاي سيستم اطلاعاتي منابع انساني دربرنامه ريزي نيروي انساني به شرح زيرند: (ال دولان)

1 - جمعيت شناسي، برنامه ريزي و تحليل سازماني: نظام اطلاعاتي منابع انساني توانايي سازمان را براي گردآوري و رديابي ويژگيهاي بنيادي چون سن، جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد... را فراهم مي آورد. ايــن اطلاعـات تصميم گيري در زمينه هايي چون برنامه ريزي جانشيني کارکنان، تحليل بهره دهي نسبت به بهره گيري و تحليل دستمزد نسبت به بهره وري را آسان مي کند.

2 - برنامه ريزي برابري استخدامي و رديابي آن: نظام اطلاعاتـــي منابع انساني مي تواند به برنامه ريزي برابر استخدامي براي زنان و ديگر گروههاي اقليت ياري بسيار دهد و درنتيجه سازمان را قادر مي سازد تا ضرورتهاي قانوني را در اين زمينه رعايت کند.

3 - تهيه طرحهاي راهنما و پيش بيني: بروندادهــــاي نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند مبنايي براي پيش بيني اثرهاي طرحهاي گوناگون باشد. اين کار به تعيين و تشخيص کمبودها يا مهارتهاي آينده، هدايت مسير کارراهه، سنجش کارمنديابيهاي گذشته يا پيش بيني شده، الگوهاي ترجيح و جايگزيني براي کارکنان داراي کارکرد بالا يا پايين و کارهايي از اين شمار ياري مي دهد.

4 - تحليل بهره وري و ارزيابي برنامه: نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند براي رديابي پيامدهاي برنامه هــــاي آموزشي و ديگر برنامه هاي بهبود بهره وري برپايه ميزانهاي گوناگـــون اندازه گيري عملکرد به کار برده مي شود.



مشکلات طراحي و اجرا

برخي سازمانها درمي يابند که منابع اطلاعـاتي نيروي انسانيشان به يکپارچگي برنامه ريزي نيروي انساني و برنامه ريزي سازماني کمکي نمي کند. اطلاعات نيروي انساني در بسياري از سازمانها: الف - به آساني دسترسي پذير نيست. ب - درجه تفضيل آن براي دستيابي به مقصود کفايت نمي کند. (بنيسون)

مشکلات و تنگناهايي درامر طراحي و اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني وجود دارد که تعدادي از آنها عبارت است از:



1 - در طراحي و اجراي هر طرحي مسلماً مشکلات مالي بيشترين نمود را خواهند داشت که اين مسئله درمورد اين نوع سيستم ها نيز صدق مي کند. درصورتي که هزينه هاي طراحي و اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني بالا باشد مديريت عالي ممکن است از انجام آن چشم پوشي کند. يا به نحوي ناقص صورت پذيرد. بنابراين، مشکل هزينه را بايد از بزرگترين چالشهاي در راه اجراي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست. با اين حال، اگر مديران از ارزش اين امر آگاه باشند، آن را به عنوان، يکي از اولويتهاي مهم سازمان درنظر مي گيرند.

2 - عدم ديد استراتژيک در کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني را نيز بايد يکي از مشکلات و چــالشهاي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني دانست. انتظار بازدهي کوتاه مدت را بايد يکي از تنگناها در اين زمينه دانست. از آنجايي که برنامه ريزي نيروي انساني داراي افق زماني بلندمـدت يا به عبارتي استراتژيک است بالطبع سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني نيز به نحوي از آن تبعيت مي کند. بايد توجه داشت يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني کارا در کوتاه مدت نيز بازدهي بالايي خواهدداشت.

3 - عدم آشنايي طراحان و اجراکنندگان با نوع فعاليت سازمانها، گاهي اوقات مسايل فرهنگي و فرهنگ سازماني موجود را نيز بايد ازجمله چالشهاي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست.

4 - فقدان نيروي متخصص و خبره در زمينه طراحي، اجرا و بکارگيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني خصوصاً فقدان کارشناسان آشنا به مديريت و سازمان و فناوري اطلاعات نيز از محدوديتهاي طراحي و اجراي اين سيستم ها بايد دانست.

5 - تغييرات سريع محيطي در عصر حاضر در زمينه هاي اقتصادي، تکنولوژي و محيط زيست و ساير موارد استراتژيک نياز به روزآمد کردن مداوم سيستم هاي اطلاعاتي جهت همگام شدن با تحولات را مي طلبد که به علت مشکلات مربوط به هزينه و کمبود نيروي انساني متخصص و عدم آموزش مستمر و مداوم به کارکنان مي تواند سبب کاهش اثربخشي و کارايي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني گردد.

6 - ضعف شديد امکانات و سازمانهاي جنبي و فراساختاري يا زيربنايي (INFRA STRUCTURES) و مشکلات ناشي از ساختار سازماني و شيوه هاي مديريت.



نتيجه گيري

برنامه ريزي نيروي انساني را نه به عنوان يک تعريف بلکه بايد ابزار مديريت براي دستيابي به نيروي متخصص و کارا دانست. يک برنامه ريزي نيروي انساني کارآمد با قدرت پيش بيني و آينده نگري توانايي جذب بهترين منابع انساني و نگهداري و بهسازي منابع موجود را دارد.

درحقيقت برنامه ريزي نيروي انساني را بايـــد يکي از اولويتهاي مهم براي مديران آينده ساز (PROACTIVE MANAGEMENT) دانست. مديران با نگرش و ديدي استراتژيک و داشتن اطلاعات موردنياز، قبل از هر بحران و چالشي ازطريق مديريت آينده ساز مي توانند آماده رويارويي با هر مشکلي درحال و آينده باشند. هرچند که ممکن است برخي از مديران و صاحبنظران اين مقوله را ايده آل بدانند ولي درنهايت اين شيوه در درازمدت درصورت نهادينه شدن ديد بلندمدت و داشتن تخصص و تجربه کافي توانايي بالايي جهت رسيدن به اهداف را دارد. از اين رو، برنامه ريزي نيروي انساني باتوجه به اينکه نيروي انساني مهمترين سرمايه هر سازمان است در حفظ و ادامه حيات سازمانها نقش تعيين کننده اي خواهد داشت. از آنجايي که هر برنامه اي نياز به اطلاعات دارد و اطلاعات نيز يکي از سرمايه هاي سازمان و عامل قدرت در آن است، موجوديت يک سيستم اطلاعاتي را ضروري مي سازد. باتوجه به اينکه هر اطلاعاتي براي سيستم مفيد نيست، وجود يک سيستم اطلاعاتي که توانايي بالايي در پردازش اطلاعات مورد نياز را داشته باشد لازم است. از اين رو طراحي و ايجاد چنين سيستمي را از اولويتهاي هر سازماني بايد دانست.

مديران ازطريق سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني از تخصصهاي موجود در فقدان تخصصهاي موردنياز آگاه مي شوند. گسترش و توسعه فناوري اطلاعات در اقتصاد و ساير عرصه هاي جهان امروز توجه هرچه بيشتر را به سيستم هاي اطلاعاتي مي طلبد. کاربرد گسترده کامپيوتر و اتصال به شبکه هاي اطلاع رساني، دسترسي به هر نوع اطلاعاتي را براي مديران و کاربــران فراهم ساخته است. لذا کيفيت تصميم هاي اتخاذ شده دربرنامه ريزي درجهت تامين نيروي انساني به کارآمدي و قابليت انعطاف پذيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني بستگي خواهد داشت.

از آنجايي که به اطلاعات جديد در هر زمان جهت امر برنامه ريزي نياز است آموزش مستمــر کارکنان نيز همگام با بکارگيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني ضروري به نظر مي رسد. به عبارتي يک ارتباط دوسويه بين اين نوع سيستم ها و آموزش نيروي انساني وجود خواهد داشت.

هرچند که بکارگيري سيستم هاي اطلاعاتي، خصـوصاً در زمينه برنامه ريزي هزينه هايي گاه بالا براي سازمانها درپي خواهد داشت ولي درصورت وجود مديريت کارآمد مي توان آن را به عنوان يک فرصت براي سازمانها تبديل کرد. بنابراين، هزينه هاي موردنظر را بايد به نوعي سرمايه گذاري تلقي کرد نه هزينه.

پديده فرارمغزها (BRAIN DRAIN)را شايد بتوان يکي از پيچيده ترين کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني در مراکز آموزشي و شرکتهاي معظم و معتبر جهان دانست که نيروي انساني مستعد موردنياز را قبل از ورود به مراکز آموزش عالي شناسايي و با اعطاي امکانات و پرداختهاي بالا و گذراندن دوره هاي آموزشي موردنياز جذب مي کند، تا درجهت اهداف موردنظرشان به کار گيرند. 1



منابع



1 - ابطحي، سيدحسين - مديريت منابع انساني - انتشارات دانشگاه پيام نور - چاپ پنجم - 1377.

2 - ال دفت، ريچارد - تئوري سازمان و طراحي ساختار - ترجمه علي پارسائيان و سيدمحمد اعرابي - شرکت چاپ و نشر بازرگاني وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهاي بازرگاني - چاپ اول - 1374.

3 - الواني، سيدمهدي؛ زاهدي، شمس السادات؛ فقيهي، ابوالحسن - فرهنگ جامع مديريت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي - چاپ دوم - 1379.

4 - بنيسون، مالکلم؛ کيسون، جاناتان - برنامه ريزي نيـروي انساني - ترجمه عليرضا جباري - نشر افکار - چاپ اول - 1375.

5 - رضائيان، علي - تجزيه و تحليل و طراحي سيستم - سمت - چاپ دوم - 1377.

6 - رضائيان، علي - اصول مديريت - سمت - چاپ ششم - 1374.

7 - زاهدي، شمس السادات - تجزيه تحليل و طراحي سيستم ها - مباني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي - چاپ دوم - 1378.

8 - سعادت، اسفنديار - مديريت منابع انساني - سمت - چاپ دوم - 1376.

9 - شيمون ال دولان و رندال اس.شولر - مديريت امور کارکنان و منابع انساني - ترجمه محمدعلي طوسي و محمد صائبي - مرکز آموزش مديريت دولتي - چاپ سوم - 1377.

10 - لاودن، کنت سي و لاودن جين پريس - نظامهاي اطلاعات مديريت - ترجمه عبدالرضا رضايي نژاد - موسسه خدمات فرهنگي رسا - چاپ اول - 1377.

11 - صائبي، محمد - جزوه درسي برنامه ريزي استراتژيک نيروي انساني - مرکز آموزش مديريت دولتي - 1378.

12 - کهن، گوئل - استراتژي تکنولوژي اطلاعاتي و توسعه ملي - فصلنامه مديريت دولتي شماره 38 - 1376.

13 - ممي زاده، جعفر - سيستم هاي اطلاعات مديريت - فصلنامه مديريت دولتي شماره 24 - 1373.

14 - ميرسپاسي، ناصر - مديريت منابع انساني و روابط کار - انتشارات شروين - چاپ چهارم - 1374.