فهرست



تعریف سند تجاری

انواع اسناد یک کسب وکار

مدیریت اسناد

ویژگی‌های اصلی سیستم‌های مدیریت اسناد

مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار crm بجای سیستم مدیریت اسناد

 

تعریف سند تجاری

به کلیه اسنادی که در یک شرکت جریان دارد، سند تجاری گفته می شود، از جمله صورتهای مالی، حقوق و دستمزد کارمندان، توافق‌نامه‌ها، پرونده‌ها، گزارش‌ها و... . این اسناد هم به صورت فیزیکی (کاغذی) وهم به شکل الکترونیکی (فکس، pdf کاتالوگ و...) وجود دارد.

پرکاربردترین اسناد در مجموعه شما کدام است؟

 

انواع اسناد یک کسب وکار

فاکتورها:

پیش فاکتور و فاکتورهایی که در اختیار مشتریان قرار می دهیم، مهم‌ترین سندی است که نگهداری آن ضروری بشمار می‌رود. هنگام بروز هرگونه سوال یا مساله مشتری با مراجعه به فایل نگهداری فاکتورها (فیزیکی یا سیستمی) آسوده خاطر خواهیم بود.

 

قراردادهای استخدامی:

زمان استخدام قرارداد کاری که محتوای آن شامل مدت قرارداد، میزان حقوق، نحوه پرداخت، بیمه و سایر شرایط می‌باشد بین کارفرما و کارگر منعقد می شود. در یک مجموعه بایگانی مدارک و اسناد استخدامی کارکنان الزامی است.

 

قرارداد پیمانکاری:

پیمانکار شخص حقیقی یا حقوقی است که قرارداد همکاری با کارفرما می‌بندد و طبق قرارداد متعهد به اجرای موضوع عقد قرارداد است. مستندات پیمانکاران شباهت زیادی به قرارداد استخدامی کارمندان دارد که نگهداری آن برای شرکت اجباری است.

 

اساسنامه شرکت:

هر شرکت سهامی عام یا خاص دارای اساسنامه یا توافق‌نامه می‌باشد. اساسنامه شرکت در حقیقت حدود اختیارات هیئت مدیره و شرکا را معین می‌کند. همان‌گونه که اعتبار و هویت شخص حقیقی از طریق شناسنامه او شناخته می شود، اساسنامه شرکت نیز حاوی تمام نکات هویتی شرکت است. در تنظیم اساسنامه شرکت سهامی خاص، نام، موضوع، مدت و مرکز اصلی شرکت، میزان سرمایه، سهام و... قید می‌شود.

حتما نسخه ای از اساسنامه یا توافق‌نامه شرکت را نگه‌ دارید.

 

جواز تاسیس یا جواز کسب‌وکار:

در ایران هر واحد تجاری یا تولیدی برای شروع فعالیت نیاز به مجوزی دارد که برحسب نوع فعالیت از سوی سازمان نظام صنفی صادر می‌شود. دریافت جواز کسب‌وکار الزامی است، درغیر این صورت ادامه فعالیت شما، غیرقانونی محسوب می گردد.

 

 مدیریت اسناد

اکنون که با تعدادی از مهم‌ترین مستندات کسب‌وکارها آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده که مدیریت و سازماندهی مدارک و مستندات را در مجموعه خود بکار ببندیم.

شما در دفتر خود چه اسنادی را نگهداری می‌کنید؟ کدام سند اولویت بالاتری دارد؟ برای ذخیره و بایگانی اسناد به صورت سنتی عمل می‌کنید یا از نرم افزاری خاص استفاده می‌کنید؟

مسئولیت نگهداری مستندات و پیام‌ها (کاغذی و الکترونیکی) برعهده منشی می‌باشد. مهارت نگهداری و دسته‌بندی مدارک در کنار توانایی کار با نرم افزارهای مدیریت اسناد، مهارت‌های مورد نیاز استخدام منشی است.

مدیریت اسناد به این معناست که اسناد تجاری قابلیت اشتراک‌گذاری، ذخیره و سازماندهی داشته باشد. سیستم‌های مدیریت اسناد با امکانات متنوع برای سهولت کار در بازار موجود است.

 

ویژگی‌های اصلی سیستم‌های مدیریت اسناد


سیستم های مدیریت اسناد (Document Management Software) به شما امکان می دهد اسناد خود را در یک مکان امن ذخیره و مدیریت کنید و با لپ تاپ، تبلت یا تلفن همراه خود به پرونده ها دسترسی پیدا کنید. در اینجا ویژگی های اصلی که DMS می تواند ارائه دهد، اشاره می‌کنیم:


ذخیره و انتقال ایمن اسناد

امکان اشتراک گذاری اسناد با سایر کارمندان   

دسترسی از طریق تلفن همراه و از راه دور به سند

تعریف سطوح دسترسی اسناد براساس (ایجاد، مشاهده، ویرایش، حذف و مشاهده تاریخچه سند)

تعریف سطوح دسترسی به مدارک و اسناد بر اساس واحد سازمانی یا پرسنل سازمان

تعریف پارامتر اجباری در زمان ثبت سند

مشاهده تاریخچه تغییرات یک سند

پیوست فایل با فرمت های مختلف به تعداد نامحدود روی سند

افزودن، حذف و جایگزینی فایل‌های یک سند


    

مزایای استفاده از نرم‌افزار crm بجای سیستم مدیریت اسناد

اغلب مشاغل هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM جنبه‌های فروش، بازاریابی و خدمات مشتریان را درنظر می‌گیرند، درحالیکه کاربران crm از قابلیت این نرم افزار به عنوان یک نرم افزار مدیریت اسناد با قابلیت های پیشرفته غافل اند.

نرم افزار CRM برنامه ای است که در سازماندهی اسناد و مدارک کمک می‌کند تا بتوانید به داده‌های موردنیاز خود در یک مکان دسترسی پیدا کنید.

مدیریت اسناد بسیار ارزشمند است اما برنامه CRM توانایی جمع آوری انبوه داده ها در مورد مشتریان از جمله ایمیل، نظرسنجی، پیام، ضبط تماس تلفنی و موارد دیگر به منظور استفاده بهینه از اطلاعات را نیز دارد.

منابع:

agilecrm

efilecabinet

تعداد بازدید:214

بیشتر بخوانید:

اهمیت یکپارچگی سیستم های بازاریابی و فروش امکانات پنل crm برای فروش تلفنییکپارچه سازی نرم افزار CRM با سیستم تلفنی استریسک (Asterisk) و الستیکس (Elastix) 6 روش موثر و کاربردی برای تولید سرنخ و نقش نرم افزار CRM در پرورش سرنخ5 سوالی که باید از شرکت های فروش نرم افزار CRM بپرسید
کلمات کلیدی مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار crm سیستم مدیریت اسناد
درخواست دمو

درخواست دمو