(10خط) 02177613815

برترين ابزارهاي مديريتي در سال 2006

برترين ابزارهاي مديريتي در سال 2006
مولف/مترجم: آناهيتا خزاعي
موضوع: مفاهيم نوين در سازمان ها
سال انتشار(ميلادي): 2007
وضعيت: تمام متن
منبع: ماهنامه تدبير-سال هجدهم-شماره 186
تهيه و تنظيم: پايگاه مقالات مديريت www.SYSTEM.parsiblog.com
چکيده: شرکت بين و شرکا (BAIN&COMPANY) هر ساله از طريق انجام يک تحقيق پيمايشي جامع، اقدام به ارائه تصويري از ميزان به کارگيري و رضايت مديران از ابزارهاي رايج مديريت در سراسر جهان و در طيف گسترده اي از صنايع و شرکتها مي‌کند. به دليل افزايش مداوم تعداد ابزارهاي مديريت و با توجه به اين نکته که اين ابزارها با کمي تاخير در کشور ما نيز مورد استفاده قرار مي گيرد، به نظر مي رسد دسترسي به اطلاعات و تجربيات موجود در اين زمينه مي تواند در اتخاذ تصميمات مديريتي در اين حوزه راهگشا باشد. از اين روي نگارندگان بر آن شدند تا با انتشار خلاصه اي از نکات برجسته تحقيق مذکور در سال 2006، بهره‌گيري از نتايج آن را در داخل کشور تسهيل کنند.


معرفي تحقيق
اطلاعات مورد استفاده در تحقيق از طريق پرسشنامه اي مشتمل بر 4 بخش زير جمع آوري شده است:
ميزان به کارگيري ابزارها و تکنيک‌هاي مديريتي: در اين بخش استفاده از هر يک از ابزارها در سال 2006 در مقايسه با سالهاي گذشته و همچنين احتمال استفاده از آن در سال 2007 مورد پرسش قرار گرفته است.
ميزان رضايت از ابزارها و تکنيک‌هاي مديريتي: در اين بخش ميزان رضايت از ابزارهاي مورد استفاده در سال 2006 مورد بررسي قرار گرفته است.
روندهاي مديريتي: در اين بخش نيازها و اولويتهاي سازمانها از طريق مطرح کردن گزاره هايي در خصوص گرايشهاي مديريتي موجود در سازمانها مورد سؤال قرار گرفته است.
ويژگيهاي جمعيت شناختي: شامل نام، آدرس و اطلاعات مربوط به نوع فعاليت و ميزان فروش سازمان.
در سال 2006 نيز به روال سالهاي گذشته، 25 ابزار مديريتي براساس معيارهاي زير جهت بررسي انتخاب ‌شده‌اند :
_ مرتبط بودن ابزار با مديريت ارشد سازمان: ابزارهاي برگزيده جهت بررسي در اين تحقيق، در حيطه فعاليت مديران ارشد سازمانها قرار داشته‌اند.
_ مطرح بودن ابزار در مباحث روز مديريت: مطالب منتشر شده در مطبوعات تجاري در مورد ابزارها به عنوان شاخصي در خصوص ميزان مطرح بودن آنها در مباحث روز مديريت در نظر گرفته شده است.
_ قابل اندازه گيري بودن نتايج حاصل از به کارگيري ابزارها.
ابزارهايي که در سال 2006 مورد بررسي قرار گرفتند عبارتند از:
روش ارزيابي متوازن، الگويابي، مهندسي مجدد فرايند کسب و کار، نوآوري مشارکتي، قوم‌شناسي مشتريان،وبلاگ سازماني، شايستگيهاي اصلي، مديريت ارتباط با مشتريان، بخش بندي مشتريان، ابزارهاي استراتژي رشد، مديريت دانش، مديريت وفاداري، بيانيه هاي مأموريت و چشم انداز، (offshoring) فعاليت برون مرزي، شناسه امواج راديويي(RFID)، برنامه ريزي اقتضايي و سناريو نويسي، شش سيگما، همکاريهاي استراتژيک، برنامه ريزي استراتژيک، مديريت زنجيره تأمين، مديريت کيفيت جامع، عمليات ناب، ادغام و خريد، برون سپاري، مراکز خدمات مشترک.
لازم به ذکر است که ابزارهاي، مديريت بر مبناي فعاليت،برنامه هاي مديريت تحول،تجزيه و تحليل ارزش افزوده اقتصادي، توليد انبوه منطبق با نيازهاي مشتريان و الگوهاي بهينه سازي قيمت از فهرست ابزارهاي مورد مطالعه حذف شده و ابزارهاي قوم شناسي مشتريان، وبلاگ سازماني، عمليات ناب، ادغام و خريد، مراکز خدمات مشترک براي اولين بار در زمره ابزارهاي مورد مطالعه قرار گرفته‌اند.
در نمودار (1) توزيع جغرافيايي پاسخ دهندگان به تفکيک براي سالهاي 1993 تا 2006 و سال 2006 نشان داده شده است. چنانکه مشاهده مي شود، در مطالعه انجام شده در سال 2006 کشورهاي واقع در اروپا و اقيانوسيه،آمريکاي جنوبي در مقايسه با سالهاي گذشته سهم بيشتري را به خود اختصاص داده اند.

نتايج حاصل از تحقيق
نتايج حاصل از پژوهش انجام شده، در سه بخش کلي با عناوين ميزان استفاده از ابزارها، ميزان رضايت از ابزارها و روندهاي مديريتي ارائه شده است.

_ ميزان استفاده از ابزارها
نظر سنجي سال 2006 حاکي از آن است که هم اکنون مديران از ابزارهاي مديريتي بيشتري نسبت به آخرين نظر سنجي انجام شده در سال 2004 استفاده مي کنند. ميانگين ميزان استفاده از ابزارها در سال 2006، 15 ابزار بوده است. اين افزايش در استفاده از ابزارهاي مديريتي در ميان شرکتهاي کوچک و متوسط نيز گزارش شده است . ولي نکته حائز اهميت اين است که با وجود استفاده بيشتر از ابزارهاي مديريتي ،ميزان رضايت مديران شرکتها از نتايج به دست آمده سير نزولي داشته و ميانگين رضايت از اين ابزارها از 3.89 در سال 2004 به 3.75 در سال 2006 کاهش يافته است.
تحليلهاي انجام شده حاکي از آن است در مواردي که استفاده از ابزارها به يک رويکرد دائمي در شرکتها تبديل شده است، رضايت مديران از آنها افزايش يافته است. ميزان استفاده از ابزارهاي مديريتي در شرکتهاي آسيايي بيش از ساير مناطق بوده است. همچنين ميزان استفاده از ابزارها براساس صنايع نيز متفاوت بوده است، به طوري که صنايع توليد کننده کالاهاي مصرفي، شيميايي معدني، فلزي، بهداشتي و زيست فناوري بيشترين ميزان استفاده از ابزار ها را در سراسر دنيا داشته اند. در صنايع توليد کننده سازه هاي صنعتي و خرده فروشيها کمترين ميزان استفاده از ابزارها گزارش شده است.
نمودار (2) ميزان استفاده از ابزارها و تکنيک‌هاي مديريتي را در سال 2006 نشان مي دهد.
ابزارهاي مديريت استراتژيک، مديريت ارتباط با مشتريان و بخش بندي مشتريان به ترتيب سه ابزاري هستند که بيشترين کاربرد را در سال 2006 داشته اند.
تغييرات زير در مقايسه با تحقيقات سالهاي پيشين شايان توجه است.
_ برنامه ريزي استراتژيک و مديريت ارتباط با مشتريان همچنان جزء پر کاربردترين ابزارها درسال 2006 گزارش شده اند.
_ ابزارهاي مديريت دانش و برنامه ريزي اقتضايي از رتبه 15 به رتبه 8 ارتقا يافته‌اند.
_ برون سپاري از رتبه 3 به رتبه 7 تغيير جايگاه داده است.
_ ابزارهاي مديريت کيفيت جامع، اتحاد استراتژيک و ابزارهاي رشد از ليست 10 ابزار برتر خارج شده اند.
لازم به ذکر است نسبت استفاده از 5 ابزار اول به عنوان پر استفاده‌ترين تکنيک‌هاي مديريتي، در مناطق و کشورهاي مختلف يکسان بوده است.

پيش‌بيني روند استفاده از ابزارها در سال 2007
به نظر مي‌رسد که رتبه‌بندي ابزارهاي مورد استفاده در سال 2007 نيز مشابه نتايج به دست آمده در سال 2006 باشد و تنها تغييرات اندکي به شرح زير در اين خصوص پيش‌بيني شده است:
ابزار وبلاگ‌هاي سازماني، نظام ارزيابي متوازن نوآوري مشارکتي بيشترين تکرار را در ميان ابزارهايي که استفاده از آنها براي اولين بار در برنامه شرکتها قرار گرفته است را به خود اختصاص داده اند.
نمودار (3) پيش‌بيني استفاده از ابزارها را در سال 2007 نشان مي‌دهد.

_ ميزان رضايت از ابزارها
بنا بر نتايج به‌دست آمده سه ابزاري که بيشترين نمره رضايت را به خود اختصاص داده‌اند، عبارتند از بخش‌بندي مشتريان، برنامه‌ريزي استراتژيک و خريد و ادغام‌. همچنين ابزار وبلاگ‌هاي سازماني، شناسه امواج راديويي و مديريت وفاداري کمترين ميزان رضايت‌مندي را در ميان مديران به خود اختصاص داده‌اند. در ارتباط با نتايج به‌دست آمده در خصوص ميزان رضايت از ابزارهاي مورد بررسي، نکات زير حائز توجه است:
* مديران در بازارهاي با ثبات در مقايسه با بازارهاي در حال رشد رضايت کلي بيشتري از ابزارها داشته‌اند.
* شرکتهاي بزرگ سطوح بالاتري از رضايت را ابراز داشته‌اند. ( تنها استثنا در اين خصوص ميزان رضايت از ابزار مديريت دانش بوده است.)
* نتايج، حاکي از آن است در مواردي که به‌کارگيري ابزارها در قالب يک برنامه و تلاش عظيم و گسترده سازماني صورت گرفته است، رضايت‌مندي حاصل از آن به مراتب از مواردي که ابزار مورد بررسي به صورت بخشي از يک برنامه محدود مورداستفاده قرار گرفته، بيشتر بوده است.
* ميزان رضايت مديران تا حد بسيار زيادي مرتبط با امکان اندازه گيري نتايج سودمند حاصل از به کارگيري ابزارها و انتقال نتايج مذکور به مديريت است. اگر اندازه‌گيري نتايج و ميزان سودمندي ابزاري براي سازمانها امکان‌پذير نباشد، به طور حتم در مدت کوتاهي از سوي سازمانها با عدم استقبال روبرو خواهد شد.
رضايت از برخي از ابزارها نسبت به تحقيق انجام شده در سال 2004، کاهش محسوسي را نشان مي دهد. اين ابزارها به شرح زير مي باشند :
* ابزار شناسه امواج راديويي از رتبه 11 به رتبه 24
* ابزار فعاليت برون مرزي از رتبه 7 به رتبه 16
* مديريت زنجيره تامين از رتبــه 2 به رتبه 11
در نمودار (4) ميانگين ميزان رضايت از ابزارهاي مورد بررسي نشان داده شده است.

_ روندهاي مديريتي
بر اساس تحليل نتايج به دست آمده ، موارد زير بيشترين توجه مديران را به خود اختصاص داده‌اند.
تمرکز بر نيازها و خواسته‌هاي مشتريان:
در تحقيق سال جاري،اغلب مديران شرکتها بر اهميت تمرکز بر نيازها و خواسته هاي مشتريان تاکيد داشته اند. قرار گرفتن ابزارهاي مديريت ارتباط با مشتريان و بخش بندي بازار در زمره پر کاربردترين ابزارها در اين سال تاييدي بر اين امر است.44 درصد از پاسخ دهندگان بيان کرده اند که با وجودآگاهي از اهميت اقدام در جهت افزايش وفاداري مشتريان ، اما شيوه مقرون به صرفه‌اي را براي ارتقاي آن نمي شناسند.

بهره‌گيري از منابع بيروني جهت نوآوري:
نتايج نظرسنجي انجام شده نشان مي‌دهد که مديران اکثرا ترجيح مي دهند از منابع بيروني براي انجام نوآوري استفاده کنند. 6 مدير از هر 10 مدير ابراز داشته‌اند که با کمک منابع بيروني حتي رقبا، نوآوري مي کنند. همچنين نيمي از مديران بيان کرده اند که کار با شرکتهاي چيني و هندي را براي موفقيت در پنج سال آينده خود ضروري مي دانند. رضايت بالاي مديران از ابزار همکاريهاي استراتژيک را مي توان ناشي از اين رويکرد دانست.

فراسوي کاهش هزينه
محبوبيت روز افزون ابزارهايي چون مديريت دانش و برنامه‌ريزي اقتضايي و سناريو نويسي حاکي از آن است که شرکتها در پي آن هستند تا ابزارهاي کاهش هزينه مانند مراکز خدمات مشترک و فعاليت برون مرزي را با ابزارهايي که به منظور تسهيل مديريت کسب و کارهاي جهاني طراحي شده اند، تکميل کنند. اين ابزارها همچنين به شرکتها کمک مي‌کنند تا خود را براي مواجهه با فرصتها و خطرات جهاني شدن، آماده سازند. به عنوان مثال استفاده از ابزار برنامه‌ريزي اقتضايي و تدوين سناريو پس از حادثه 11 سپتامبر در آمريکا افزايش يافت. اين ابزارها همچنين در جهت تقويت فرهنگ سازماني، که به عنوان عاملي بسيار تأثيرگذار بر بهبود فرايندها و تصميمات سازماني شناخته شده است، مفيد هستند.
تثبيت "ابزارهاي قدرت"
ابزارهايي که طي 14 سال گذشته همواره از نظر ميزان استفاده و رضايت نمراتي بالاتر از ميانگين کسب کرده‌اند با عنوان " ابزارهاي قدرت" ناميده مي‌شوند. اين ابزارها عبارتند از برنامه‌ريزي استراتژيک، مديريت ارتباط با مشتريان و بخش‌بندي مشتريان. اين تکنيکها در زمره ابزارهاي ارزشمندي هستند که تقريبا توسط تمامي شرکت‌هاي موفق به کار گرفته مي شوند.
بررسي روندهاي مديريتي شناسايي شده در سال 2006 برخي نکات را برجسته مي‌سازد:
_ مديران بيش از پيش به اهميت موضوعات انساني پي برده اند.
مديران براي موفقيت به راهکارهايي فراتر از کاهش هزينه مي‌انديشند. از ميان هر 10 مدير پاسخ‌دهنده، 9 نفر معتقدند که "فرهنگ هم به اندازه استراتژي مهم است" و 7 نفر بر اين باورند که توجه به محيط زيست در انجام اقدامات و توليد محصولات بخش مهمي از مأموريت سازمان را تشکيل مي‌دهد. توجه به مسائل محيط زيست خصوصا" در چين و ساير بازارهاي رو به رشد از اهميت ويژه‌اي برخوردار است.

_ شرکتها براي رشد در پي استفاده از منابع خارجي هستند.
نيمي از پاسخ‌دهندگان اظهار داشته‌اند که همکاري با چين و هند در 5 سال آينده نقش حياتي در موفقيت آن‌ها ايفا خواهند کرد. همچنين از ميان هر 10 نفر پاسخ‌دهنده 4 نفر معتقدند که خريد شرکتهاي خارجي براي تحقق اهداف رشد آنها الزامي است.
_ مديران چيني در مقايسه با مديران در ساير نقاط جهان با اقدامات توسعه‌اي محتاطانه‌تر برخورد مي‌کنند.
مديران شرکتهاي چيني بيش از هر نقطه ديگري در دنيا در پي آهسته‌تر کردن حرکت اقتصادي خود هستند. اين امر ممکن است شرکتهايي را که براي رشد چشم به هند و چين دارند، با چالشهايي مواجه سازد.
_ نوآوري همچنان در اولويت قرار دارد.
از هر 10 مدير، 8 نفر معتقدند که نوآوري بيش از کاهش هزينه در موفقيت بلند مدت شرکت مؤثر خواهد بود. همچنين اکثريت مديران معتقد بوده‌اند که از طريق همکاري با عوامل خارجي و حتي رقبا قادر خواهند بود، نوآوري را به صورت قابل ملاحظه‌اي تسريع کنند.
_ مديران همچنان سرمايه‌گذاري در فناوري اطلاعات را سودآور مي‌دانند.
از هر 10 مدير، 9 نفر اظهار داشته‌اند که فناوري اطلاعات مي‌تواند منبع بسيار خوبي براي کسب مزيت رقابتي براي شرکتها باشد. اکثريت مديران معتقد بوده‌اندکه آنها به صورت هوشمندانه‌اي در زمينه تکنولوژي اطلاعات سرمايه‌گذاري کرده اند. اين در حالي است که تنها 3 نفر از ميان هر 10 پاسخ‌دهنده، اظهار داشته‌اند که نتايج مورد انتظار آنها از سرمايه‌گذاري‌هاي انجام شده در زمينه فناوري اطلاعات محقق نشده است.

نتيجه گيري
با مطالعه روند به کارگيري و رضايت از ابزارهاي مديريتي، مي توان اين ابزارها را به چهار دسته زير تقسيم کرد:
1. ابزارهايي که به تازگي يا براي اولين بار معرفي و به کار گرفته شده اندو معمولا ميزان رضايت و استفاده کمي دارند.
2. ابزارهايي که ميزان استفاده بالايي دارند ولي رضايت از نتايج آنها کم است.
3. ابزارهايي که در موارد محدودي مورد استفاده قرار مي گيرند، ولي رضايت از آنها زياد است.
4. ابزارهايي که ميزان رضايت و استفاده از آنها زياد است.
به طور معمول ابزارهاي مديريتي ابتدا در گروه اول قرار مي گيرند. تحقيق انجام شده در سال گذشته نشان مي دهد که ابزارهايي مانند وبلاگ سازماني، شناسه امواج راديويي ، قوم شناسي مشتريان، مديريت وفاداري و مراکز خدماتي مشترک تقريبا همگي در اين گروه قرار داشته اند.اين ابزارها پس از طي مدت زماني، چهار مسير را به شرح زير پيش رو دارند :
نتايج به کارگيري اين ابزارها نامناسب و بد گزارش مي شود. در نتيجه اين ابزارها به تدريج از صحنه ابزارهاي مديريتي خارج مي شوند.
به کارگيري ابزارها نتايج خوبي را در پي دارد. اما اين ابزارها براي بخش خاصي از بازار تعريف مي شوند و تبديل به ابزارهايي با بازار خاص خواهند شد، مانند ابزار ادغام و خريد
استفاده از اين ابزارها به دليل نياز به آنها افزايش مي يابد ولي نتايج به کارگيري اين ابزارها، رضايت‌بخش نبوده و در نتيجه ابزارهاي مذکور نارکارآمد تلقي مي شوند.از اين جمله مي توان به ابزار مديريت دانش اشاره کرد.
استفاده از اين ابزارها نتايج خوبي را به همراه دارد، درنتيجه ميزان استفاده و رضايت از اين ابزارها به صورت مداوم افزايش مي يابد .از اين ابزار ها به عنوان " ابزار قدرت" سازماني ياد مي شود.ابزارهاي مديريت استراتژيک ،مديريت ارتباط با مشتريان و بخش بندي بازار از جمله اين ابزارها هستند.