(10خط) 02177613815

نشانگرهاي سازماني ابزاري براي واکنش سريع


نشانگرهاي سازماني ابزاري براي واکنش سريع

مولف/مترجم: آمنه کديور ، سلطاني دلگشا

موضوع: مديريت تغيير / مفاهيم نوين در سازمانها

سال انتشار(ميلادي): 2007

وضعيت: تمام متن

منبع: ماهنامه تدبير-سال هجدهم-شماره180

تهيه و تنظيم: پايگاه مقالات مديريتwww.system.parsiblog.com

چکيده: خلبانان براي پروازي امن و راحت از وسائل و تجهيزاتي پيشرفته استفاده مي کنند تا از تمامي شرايط متغير مطلع باشند و نسبت به آنها سريع تصميم گيرند. با پيشرفت فناوري هاي نوين براي سازمان ها نيز اين امر مهيا شده است . امروزه ديگر سازمان هاي بزرگ ، برتر محسوب نمي شوند. اين برتر بودن از آن سازمان هايي مي‌شود که سريعتر عمل کنند. به همين دليل مزيت بالقوه يک سازمان در برابر رقباي خود، واکنش سريع به تغييراتي تلقي مي‌شود که تنها راه آن مطلع بودن از اطلاعات براي آگاهي از شرايط متغير است و اين کاري است که نشانگر (داشبورد) سازماني با ارائه تصاوير، نمودار ها و گزارش هاي جمع آوري شده از داده هاي پراکنده در سطوح سازمان بخوبي در آن ايفاي نقش مي کنند. داشبوردهاي سازماني براي کاربران خود تصميم گيري هاي شفافتر، تحليل هاي آسان ، آگاهي از شرايط لحظه به لحظه سازمان واکنش سريع نسبت به تغييرات را به ارمغان مي آورد.



مقدمه

هر فردبا شنيدن واژه داشبورد، در ذهن خودصفحه زير شيشه ماشين را تصور مي‌کند. اين صفحه شامل شاخصها، قسمتهاي مختلف و وسايل کنترل است که زيبايي آن در کارکرد آنها نهفته است.

داشبورد وسايل نقليه، اکثر داده هاي مورد نياز را در ديد راننده قرار مي‌دهد تا وي بتواند داده هاي مهم مورد نياز را با يک نگاه تحليل کند و عکس العمل بموقع را انجام دهد. در واقع داشبورد يک روش آسان و راحت براي تصميم گيريهاي ضروري حين رانندگي ارائه مي دهد. به عنوان مثال فرض کنيد که عقربه نشانگر بنزين خودرو شما درست کار نمي کند، آيا مي توانيد يک رانندگي مطمئن داشته باشيد؟ مسلما جواب منفي است، چرا که وجود نشانگرهاي سالم، رانندگي مطمئن را تضمين مي کند.

در سازمانها با توجه به حجم داده هاي پراکنده تصميم گيري به اين آساني امکان پذير نيست. براي تصميم گيران سازمان ، مقدار داده‌اي که بايد در روز کاري مشاهده و تحليل شود، بسيار چالش بر انگيز است. با باز شدن درهاي بي‌شمار سازمانها بر مشتريان، شرکا و عرضه کنند گان، سازمانها ديگر قادر به مديريت با اطلاعات کم و ناقص نيستند. حجم وسيع اطلاعات و توزيع آن از طريق پخش گزارشهاي معمول ديگر پاسخگوي نياز سازمانها نخواهد بود، چرا که اين گزارشها غالبا ايستا هستند و با توجه به ايستايي و حجم بسيار باعث سردرگمي مي شوند. بنابرين فرصتها و تهديدها ناديده گرفته شده يا بسيار دير کشف مي شود و اين موضوع باعث مي‌شود که سازمان نتواند به حرکت سريع خود ادامه دهد. بنا بر اين به‌طور طبيعي از صحنه رقابت حذف مي‌شود.

پس زمان نگاه جديد به داشبورد سازماني - که مفهومي جديد در مديريت اطلاعات را ارائه دهد و پاسخگوي نيازهاي متخصصان امروزي باشد- فرا رسيده است. بنا به اين دلايل داشبوردهاي سازماني ، به يک پديده پويا رو به گسترش تبديل گشته اند.


داشبورد چيست؟

واژه داشبورد از داخل هواپيما يا خودرو الهام گرفته شده است وهدف اصلي آن در هر سه مورد خودرو ،هواپيما و سازمان يکي است : مشاهده اطلاعات مورد نياز و هدايت يک سيستم پيچيده .

مي توان ادعا کرد که هدايت سازمانهاي امروز، در محيط پيچيده رقابتي، به مراتب پيچيده تر از هدايت يک هواپيما است. بنابرين مديران جهت اجراي ماموريت سازمان و حرکت در راه آرمانهاي سازمان، حداقل به وسايلي که نمايانگر جنبه هاي مختلف عملکرد سازمان و هدايت آن است نياز دارند.

يک قانون مديريت اين است که شما نمي توانيد چيزي را که قابل اندازه گيري نيست، بخوبي مديريت کنيد. به همين منوال مي توان اذعان داشت که نمي توان آنچه را که قابل مشاهده و ديدن نيست مديريت کرد و اين جايي است که بحث داشبورد هاي سازماني ضرورت مي‌يابد.

داشبوردهاي سازماني که يک مفهوم جديد در مديريت اطلاعات ارائه داده، ابزار ديداري داده هاي حياتي است که مجموعه انبوهي از تحليل هاي مربوط به فرايند مديريتي را در زمينه هاي مورد نياز به افراد مربوط ارائه مي دهد.

به زبان ساده داشبورد يک واسط کامپيوتري غني با نمودارها، گزارشها، شاخصهاي ديداري و مکانيزم اخطار است که در يک نرم افزار پويا و اطلاعاتي مربوط يکپارچه شده اند و براي تمامي کارکنان سازمان و مديران ارشد آن روشي ساده براي دسترسي به داده هاي به روز سازمان است تا اطمينان از کسب اهداف و مطلع شدن از مشکلات بالقوه و واقعي را فراهم کند.

کاربرد اصلي داشبوردهاي سازماني صرفا گزارش دهي و گزارش‌گيري نيست. وظيفه اصلي داشبوردهاي سازماني ارائه بهنگام اطلاعات مورد نياز به افراد مربوط براي مديريت دانش و واکنش سريع به تغييرات است. تصور کنيد که داشبورد خودرو، گزارش جزئيات مقدار بنزين مصرف شده در هر روز يا هر ماه را نشان دهد، اين گزارش چندان مورد استفاده قرار نمي گيرد چرا که کيفيت اطلاعات در زمان مناسب برا‌ي تصميم گيري سريع ناديده گرفته شده است. به‌جاي آن بايد جزئيات کميت کنوني بنزين يعني مقدار بنزين موجود را نشان دهد، چرا که کيفيت اين اطلاعات براي تصميم گيري سريع مورد نياز است.

با توجه به تعاريف، يک نکته به اشتباه گرفته شده معمول اين است که داشبورد تنها براي مديران ارشد به منظور ارائه اطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار مي گيرد. اين برداشتي کاملا اشتباه بوده چرا که امروزه تکنولوژي داشبورد سازماني به گونه اي است که مي‌تواند در سطوح مختلف سازمان استقرار يابد و بدين منظور داشبوردهاي مختلفي تعريف شده‌اند که هدف نهايي تمامي آنها ارائه سريع و بهنگام اطلاعات به مديران و کارکنان سطوح مختلف سازمان براي آگاهي از شرايط متغير و اتخاذ تصميم هاي صحيح با توجه به آنهاست.


انواع داشبورد هاي سازماني

داشبوردهاي سازماني را مي توان به شش دسته کلي تقسيم کرد:

1.داشبوردهاي عملکرد شرکت:

داشبوردهاي عملکرد شرکت، داده هاي بخشها و دپارتمان ها ي مختلف سازمان را يکپارچه مي‌کند و تحليلهاي مالي، شاخصهاي حياتي عملکرد ( kpi ) سازمان، عملکردهاي فروش و ... را در بر مي‌گيرد، تا ديدي جامع از عملکرد سازمان را ارائه دهد. ازين رو معمولا براي مديران ارشد، کاربرد بيشتري دارد .

2.داشبوردهاي دپارتماني:

مديران دپارتمان هاي سازمان و مديران عملياتي نيازمند داشبورد ي هستند که مقياسهاي عملکردي مربوط به آنها را نمايش دهد. بدين منظور از داشبوردهاي مختص به دپارتمان خود بهره مي گيرند. براي مثال مدير فروش با بهره از داشبورد مربوط به دپارتمان فروش مي تواند از فروش واحد در مقايسه با سال پيش، تعداد مشتريان اضافه شده و از دست داده و... مطلع شود. بنابر اين بيش از 50درصد افراد سازمان بيشتر به داشبوردهاي دپارتماني به عنوان داشبوردي که در سطوح مختلف سازمان استقرار يافته است دسترسي دارند.


3. داشبوردهاي مشاهده فعاليت - فرايند:

داشبوردهاي مشاهده فعاليت- فرايند، براي مشاهده فرايند هاي خاص سازمان يا فعاليتهاي گسترده مانند امنيت ملي، کنترل بيماري و ... استفاده مي شود.

اين نوع داشبوردها با بهره از تجهيزات ديداري و تحليلي به وقوع مشکلي پيش از اتفاق آن پي مي‌برند و سعي در کاهش خسارات احتمالي مي کنند. اين داشبوردها را به گونه هاي مختلف مي توان تقسيم کرد که در زير به چند نمونه از داشبورد هاي مشاهده فرايند اشاره مي شود :

داشبورد مشاهده تقلبات : براي شرکتهاي داراي کارت اعتباري و موسسه هاي مالي.

داشبورد مشاهده فرايند توليد : مورد استفاده کارخانه ها، پالايشگاه و معادن براي مشاهده فرايندهاي حياتي و پيچيده صنعتي.

داشبورد مشاهده انبار- توزيع : مورد استفاده مراکز توزيع و انبار براي مشاهده موجودي واقعي، موجودي خارج شده، فضاي تخصيص داده شده و ....

داشبورد مشاهده بازار مالي : مشاهده شرايط بازار، شاخصهاي اقتصادي و ...

داشبورد مشاهده ترافيک، همچنين داشبورد مشاهده آب و هوا و از اين قبيل داشبوردها.

4.داشبوردهاي برنامه خاص:

در اين داشبوردها مقياسهاي خاص مورد نياز برنامه مورد نظر مطرح مي شود که غالبا واسط ترجيحي کاربران به شمار مي رود.

5.داشبورد مشتري:

براي استفاده مشتري از سازمان طراحي مي شود و مقياسهاي مربوط به مشتري سازمان را ارائه مي‌دهد.

6. داشبورد عرضه کننده:

اين گونه داشبورد به عرضه کنند گان، امکان مشارکت و قرار گرفتن در يک سطح اطلاعات مربوط به سازمان را مي‌دهد و هر عرضه‌کننده مي تواند عملکردش را در برابر ديگران ارزيابي کند. از اين رو مي توان گفت که اين گونه داشبوردها يک ارزش افزوده اثربخش بر روابط عرضه کنندگان ايجاد مي کنند.




ويژگي يک داشبورد سازماني را مي توان در دو کلمه (SMART) و (IMPACT) خلاصه کرد:

ويژگي SMART از حروف ابتدايي ويژگي هاي زير گرفته شده است :

Synergetic

Monitor kpi

Accurate

Responsive

Timely

به اختصار هر ويژگي را تعريف مي کنيم:

1. ويژگي هم افزايي (SYNERGETIC):

داشبوردهاي سازماني از لحاظ ارگوناميکي و ديداري اثر بخش هستند و با جمع کردن و ارائه اطلاعات از جنبه هاي متفاوت باعث هم افزايي اطلاعاتي مي‌شوند.

2. مشاهده شاخصهاي حياتي عملکرد (Monitor kpi ) :

يک داشبورد شاخصهاي حياتي عملکرد (kpi ) را براي تصميم گيري اثر بخش به نمايش مي گذارد.

3. دقت (Accurate) :

اطلاعات و آمار دقيق و داده هاي پشتيباني معتبر را به نمايش مي گذارد.

4. پاسخگويي(Responsive ) :

داشبورد پاسخگوي مرزهاي عملکردي از پيش تعيين شده به‌وسيله ايجاد اخطار براي جلب توجه سريع کاربر و عکس‌‌العمل سريع وي است.

5. بهنگام بودن ( timely) :

تمام اطلاعات حال و به روز براي تصميم گيري اثربخش را ارائه مي‌دهد و اطلاعات در زمان واقعي و مناسب ارائه مي‌شود.

همانگونه که ذکر شد، علاوه بر موارد بالا يک داشبورد IMPACT نيز وجود دارد که ويژگي IMPACT نيز از حروف ابتدايي ويژگيهاي زير شکل گرفته است:

Interactive

More data history

Personalized

Analytical

Collaborative

Track ability

تعاملي(Interactive) :

به کاربران براي رسيدن به جزئيات بيشتر،ريشه مسائل و ... امکان کند و کاو مي دهد. تصور کنيد اگر خلبان بتواند بر نشانگر بنزين خود کليک کند و متوجه شود که در 15 دقيقه اخير حجم بنزين نصف شده است متوجه نشت بنزين مي‌شود .

دسترسي به داده هاي پيشين( More data history ):

داشبورد به کاربران قابليت مرور روندهاي گذشته را مي دهد.

به عنوان نمونه ممکن است در زمان کنوني در سهم بازار رشد مشاهده شود، اما با مرور روندهاي گذشته رکود نسبت به سال بيش نمايان شود.

شخصي سازي (personalized ):

ارائه داشبورد براي هر فرد ويژگي مربوط به مسئوليت وي را داراست .براي نمونه مدير فروش بخش غربي نيازمند مقياسهاي مربوط به ناحيه خود و مدير فروش بخش شرقي نيز نيازمند مقياسهاي مربوط به ناحيه خود است.

قابليت تحليل(Analytical ) :

قابليت تحليلهايي نظير "اگر چنين شد، آن وقت...." را مي دهد و با ارائه متغيرهاي مختلف قوه ادراک فرد را تسهيل مي کند.

مشارکت(Collaborative) :

داشبوردهاي سازماني قابليت تعويض يادداشت ها يا نظرات را تسهيل مي کنند.

پي گيري (Track ability ) :

به هر کاربر قابليت دنبال کردن مقياسهاي مورد علاقه را مي‌دهد.

ممکن است مدير فروش شرق مايل به دنبال کردن سهم بازار و مدير فروش غرب مايل به دنبال کردن موجودي خود باشد.


مزاياي تجهيز سازمان به داشبورد

1 - تدوين و ارائه شاخصها:

براي شرکت هاي کوچک و بزرگ فهم و يکپارچه سازي داده ها در تمامي سطوح بزرگترين چالش به شمار مي آيد و تدوين مقياسها، اندازه گيري، به روز نگه داشتن، مقايسه و تمرکز بر آنها در سازمانها مشکلي هميشگي است که با ورود داشبورد هاي سازماني به تمامي اين مشکلات خاتمه داده مي شود. داشبورد ها در مشاهده شاخصهاي حياتي به تمامي سطوح سازمان ياري مي رسانند و به کاربر امکان دنبال کردن جايگاه سازمان توسط شاخصها را مي‌دهند. با دنبال کردن شاخصهاي متعدد و مورد نظر و تحليل روندها مي توان يک درک بهتر از اينکه سازمان چگونه عمل مي کند، و فهم عميقتري از موارد حياتي سازمان کسب کرد.

2 - مشاهده سلامت سازمان در يک نگاه

داشبوردها با ارائه مقياسها و شاخصهاي حياتي سازمان به‌صورت ديداري، در نمودارهاي مختلف امکان درک وضعيت سازمان را تنها در يک نگاه فراهم مي سازند و تصويري از سلامت سازمان در يک صفحه با يک نگاه را ارائه مي دهند.

3 - تشخيص مشکلات بالقوه پيش از تبديل به بحران

داشبورد ها با ارائه اطلاعات بموقع براي افراد مربوط، امکان تشخيص وقوع مشکلات بالقوه سازمان را براي مديران فراهم مي کند، تا قبل از تبديل شدن مشکلات به بحران تشخيص داده شوند. داشبوردهاي سازماني با قابليت کندوکاو و کليک کردن بر هر مورد، مي توانند جزئيات بيشتر ونمودارهاي بيشتري را ارائه کنند و به داده هاي زيرين و تاريخچه آن دسترسي پيدا کنند و ريشه ضعفها و مسائل را نشان دهند. داشبوردها با اعمال سيستم اخطار که معمولا با اعمال جلب توجه مانند فرستادن email، چشمک زدن يا ارائه يک انيميشن، همراه است، به کاربران در درک وجود مشکل و جلب توجه آنها به سمت مشکلات ياري مي‌رسانند و از ناديده گرفته شدن و مورد غفلت واقع شدن مشکلات در نتيجه به بحران تبديل شدن آنها جلوگيري مي کنند و اين اطمينان را مي بخشند که مديران ارشد به شاخصهاي حياتي توجه کرده و مشکلات را زودتر ديده‌اند تا نسبت به آنها واکنش بهنگام نشان دهند.

4 - کاهش زمان و هزينه در جستجو براي اطلاعات مورد نياز

داشبوردهاي سازماني روشي يگانه براي دسترسي به داده هاي متنوع از پايگا هاي متفاوت در سطح سازمان و تبديل آن به يک فرمت قابل درک را ارائه مي دهند . داشبوردها با جمع‌کردن تمامي اطلاعات و شاخصها و مقياسهاي مربوط و حياتي براي کاربر در يک صفحه و تشخيص آنها در يک نگاه، در زمان و هزينه براي جستجوي اطلاعات در گزارشها باعث صرفه جويي مي‌شوند.

5 - به روز بودن اطلاعات

با بهره‌گيري از داشبوردها، سازمانها به بهره‌گيري از داده هايي که زمان مصرف آنها گذشته خاتمه مي‌دهند و با يک کليک آنها را به روز مي‌کنند و يا خود داشبورد با استفاده از هوشمندي، مرتبا خود را به روز مي کند. بنابراين مديران در تمامي لحظات بخوبي مي دانند در سازمان و زير مجموعه آنها چه اتفاقاتي در حال رخ دادن است. هيچ چيز برا ي سازمان با ارزشتر از آن نيست که تنها به سرعت يک کليک، داده هاي به روز استخراج شوند و مورد استفاده قرار گيرند.

6 - کمک به اتخاذ تصميمات شفاف تر

قابليت مشاهده شاخصهاي حياتي عملکرد (kpi ) استخراج شده از داده هاي به دقيقه، همراه با سيستم اخطار و پي بردن به موارد حياتي و مشکلات بالقوه و اطلاع از وضعيت سازمان با يک نگاه، همگي در تصميم گيري هاي شفافتر، به مديران و ساير تصميم گيرندگان ياري مي‌رسانند و از آنجا که تمامي سازمان بر اساس اطلاعات مشترک تصميم گيري مي شود، سازمان به عنوان يک مجموعه کاراتر عمل مي کند.

7 - همراستايي عمليات سازمان با استراتژي سازمان

داشبوردها به سازمان در همراستايي روز به روز عمليات با استراتژي سازمان کمک مي کنند و عمليات اثربخش را با ارائه شاخصهاي مربوط در هر سطح سازمان اطمينان مي بخشند. با توجه به اينکه برنامه ها و اهداف استراتژي شرکت با تغيير شرايط بازار تغيير مي کند، با وجود يک داشبورد تمامي داده ها و شاخصهاي حياتي عملکرد به روز شده و انعطاف لازم براي واکنش به تغييرات نيز فراهم مي شود. مشاهده داده ها و شاخصهاي عملکرد از طريق داشبوردها اين امکان را ارائه مي دهد که کارکنان همراه با مديران براي رسيدن به اهداف همراستا شوند.

حال با دانستن مزايا ي يک داشبورد سازماني مي توان بيان کرد که اگر پديده اول فناوري اطلاعات را رايانه هاي شخصي و پديده دوم را اينترنت ناميدند، به جرات مي‌توان پديده بعدي را داشبوردها خواند، يعني ابزاري ديداري که منابع متعدد اطلاعات را تنها در يک صفحه جمع مي کند.

گرچه داشبورد ابزاري جديد است و تمامي مزاياي بالقوه آن هنوز کشف نشده است، اما تمامي افراد مزاياي بالقوه ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب به افراد مناسب را درک کرده‌اند. ازاين رو است که انگيزش براي اجراي تکنولوژي داشبورد روز به روز قوي تر مي شود و داشبوردها به يک پديده جهاني تبديل گشته اند و نه تنها در آمريکا وکانادا اجرا مي شوند بلکه اخيرا کاربرد آنها در کشورهايي نظير انگلستان، آرژانتين، فرانسه، روسيه، سوئد، آفريقاي جنوبي،عربستان سعودي، مکزيک، عمارات، برزيل، چين، ژاپن وهند نيز روبه گسترش است.

مسئله فرهنگ نيز از اهميت بسيار برخوردار است. براي اثر بخش تر بودن استفاده از داشبوردهاي سازماني، مديران اجرايي بايستي اين تکنولوژي را وارد کارهاي روزمره و تصميم گيريهاي خود کنند تا فرهنگ استفاده از اين تکنولوژي با ارزش در کل سازمان ايجاد شود.


نتيجه گيري

داشبوردها به علت آنکه تمامي داده هاي سازماني را بر يک صفحه جمع و آنها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف براحتي براي مديران و کارکنان تفسير مي کنند، ابزاري ارزشمند در محيط رقابتي کنوني محسوب مي شوند. مديران سازمانهايي که از داشبوردها بهره مي‌گيرند، به‌جاي اتلاف وقت براي خواندن محتواي گزارشهاي پيچيده و غير قابل درک و استخراج اطلاعات مورد نياز از ميان آنها ، زمان خود را بر تصميم گيريهاي صحيح و روشن تر اختصاص مي دهند و از مزيت رقابتي خود که همان واکنش سريع نسبت به شرايط و تغييرات است استفاده مي کنند . امروزه هر سازماني که ارزش کسب اطلاعات بموقع را درک کرده باشد، از اين فناوري نوين و با ارزش استفاده مي کند و ازين رو است که روز به روز بر استفاده از پديده اين نسل که همان داشبوردهاي سازماني مي باشد افزوده مي شود.


منابع و ماخذ:


1- Shadan Malik, Enterprise Dashboards

DESIGN AND BEST PRACTICES FOR IT, new jersey,John Wiley & Sons, Inc. 2005

2- Bernard Liautaud, Chairman and CEO, Business s, Business s Americas Partner Summit keynote speech, Palm Springs, California, May 18,2004.

3- www.dev.hyperion.com/resource_library/white_papers/What_is_a_Dashboard

4- www.ca.com/be/english/past-events/unicenter-050920-21/7-dashboard-and-reporting

5- www.eagle.co.nz/businesss/pdfs/wpdashboard

6- www.businesss.com/products/performancemanagement/dashboardmanager.asp

7- www.micromuse.com/downloads/pdf_lit/PF_Dashboards

8- www.oracle.com/technology/products/discoverer/pdf/dashboards_using_oraclebi_discoverer

9- www.sfarea.org/Dashboard%20Design%20Overview