(10خط) 02177613815

مديريت اخلاق در سازمان

مديريت اخلاق در سازمان

مولف/مترجم: مرتضي سلطاني

موضوع: مفاهيم نوين در سازمانها

سال انتشار(ميلادي): 2003

وضعيت: تمام متن

منبع: ماهنامه تدبير- سال چهاردهم- شماره 132

تهيه و تنظيم: پايگاه مقالات مديريت

چکيده:

پيچيده تر شدن روزافزون سازمانها و افزايش ميزان کارهاي غيراخلاقي، غيرقانوني و غيرمسئولانه در محيطهاي کاري توجه مديران و صاحبنظران را به بحث اخلاق کار و مديريت اخلاق معطوف ساخته است. مديريت اخلاق (ETHICS MANAGEMENT) عبارتست از شناسايي و اولويت بندي ارزشها براي هدايت رفتارها در سازمان. سازمانها با ايجاد يک برنامه مديريت اخلاق مي توانند اخلاقيات را در محيط کار مديريت کنند. برنامه هاي اخلاق به سازمـــــانها کمک مي کنند تا بتوانند در شرايط آشفته عملکرد اخلاقي خود را حفظ کننــد. امروزه مديريت اخلاق يکي از زمينه هاي علمي مديريت به شمار مي رود که داراي رويکردي برنامه اي و چندين ابزار عملي است. اين ابزارها عبارتند از: کدهاي اخلاق، کدهاي رفتار، خط مشي ها و رويه ها، روشهاي حل معضلات اخلاقي و آموزش.



مقدمه:

مديريت اخلاق در محيط کار منافع بسيار زيادي براي رهبران و مديران دارد؛ اعم از منافع عملکردي و منافع اخلاقي. اين مطلب بخصوص در عصر حاضر که مديران با ارزشهاي بسيار متنوعي در محيط کار سروکار دارند صادق است. اما تاکنون کساني که به مباحث اخلاق کار پرداخته اند فلاسفه، دانشگاهيان و منتقدان اجتماعي بوده اند و نه مديران. درنتيجه بسياري از مطالبي که تا به امروز درباره اخلاق کار نوشته شده مطابق با نيازهاي عملي مديران و رهبران سازمانها نيست. هدف اين مقاله کمک به مديران براي وارد شدن به اين بحث است.

براي ورود به بحث مديريت اخلاق ابتدا بايد اخلاق را تعريف کنيم. اخلاق، به طور ساده و خلاصه، شامل شناخت صحيح از ناصحيح و آنگاه انجام صحيح و ترک ناصحيح است. تشخيص درست از غلط هميشه ساده نيست. بسياري از دانشمندان علم اخلاق ادعا مي کنند که باتوجه به اصول اخلاقي در مقام عمل هميشه يک راهکار درست وجود دارد و برخي ديگر معتقدند که راهکار درست بستگي به موقعيت و شرايط دارد و تشخيص اينکه کدام راهکار درست است درنهايت به عهده خود فرد است.

اخلاق کار (BUSINESS ETHICS) نيز از ديدگاه افراد مختلف معاني متفاوتي دارد. اما عموماً آن را شناخت درست از نادرست در محيط کار و آنگاه انجام درست و ترک نادرست مي دانند.

مطالبي که درباره اخلاق کار نوشته مي شود عمدتاً به يکي از اشکال زير است:

الف) فلسفي: که نياز به آشنايي و تحليل زيادي دارد؛

ب) منتخبات: که نياز به زمان زياد، مرور فراوان مطالب و جمع بندي آنها دارد؛

ج ) موردپژوهي: که نياز به موردهاي فراوان و زمان و تحليل زياد جهت جمع بندي مطالب دارد؛

د) تمرکز بر مسئوليت اجتماعي: که شامل مثالهاي فراواني از عملکردهاي اخلاقي خوب و بد شرکتها مي شود.



اخلاق کار

اخلاق کار به عنوان يکي از زمينه هاي دانش مديريت به شمار مي رود؛ مخصوصاً از زمان تولد نهضت مسئوليت اجتماعي در دهه 1960. در اين دهه نهضتها و جنبشهاي آگاهي بخش اجتماعي توقعات مردم را از شرکتها بالا برد. مردم به اين عقيده رسيده بودند که شرکتها بايد از امکانات وسيع مالي و نفوذ اجتماعي خود براي رفع مشکلات اجتماعي نظير فقر، خشونت، حفاظت از محيط زيست، تساوي حقوق، بهداشت و سلامت همگاني و بهبود وضع آموزش استفاده کنند. بسياري از مردم ادعا مي کردند که چون شرکتها با استفاده از منابع کشور به سود دست مي يابند لذا به کشور مديون بوده و براي بهبود وضع اجتماع بايد کوشش کنند. بسياري از محققان، مديران و مدارس بازرگاني اين تغيير و تحولات را درک کرده و لذا در برنامه ريزيهاي خود و نيز درعمل کلمه ذينفعان (STAKEHOLDERS) را که شامل جامعه اي وسيع تر اعم از کارمندان، مشتريان و تامين کنندگان مي شود جايگزين کلمه سهامداران (STOCKHOLDERS) کرده اند.



اخلاق کــار همــانند ديگر رشته ها و زمينه هاي مديريت به دنبال يک نياز به وجود آمد. با پيچيده تر و پوياتر شدن تجارت، سازمانها فهميدند که به راهنمائيهايي جهت انجام کارهاي صحيح (ازنظر اخلاقي) و پرهيز از کارهاي غلط و مضر براي ديگران نياز دارند و لذا اخلاق کار متولد شد.

امروزه 90 درصد مدارس بازرگاني آموزشهايي در زمينه اخلاق کار به دانشجويان خود ارائه مي دهند.



دو زمينه عمل گسترده اخلاق کار

1 - شرارتهاي مديريتي: در اين حوزه اعمال غيرقانوني، غيراخلاقي يا سوال برانگيز مديران، همچنين انگيزه هاي چنين رفتارهايي و راههاي ريشه کن کردن آنها موردبحث قرار مي گيرد.

2 - معضلات اخلاقي: شامل مشکلات و مسائل اخلاقي مي شود که مديران هر روز با انواعي از آنها مواجه هستند مانند تعارض منافع، استفاده نـاصحيح از منابع و نقض قراردادها و موافقتنامه ها.



عقايد غلط درباره اخلاق کار

عقايد غلطي درباره اخلاق کار وجود دارد که منشأ آنها عمدتاً دو چيز است. يکي عدم فهم صحيح مفهوم اخلاق و ديگري برداشتهاي سطحي و کوته بينانه از معضلات اخلاقي. برخي از اين عقايد غلط عبارتند از:

! اخلاق کار بيشتر يک موضوع ديني است تا مديريتي: هدف برنامه اخلاق سازمانها تغيير عقايد و ارزشهاي مردم نيست بلکه هدف، مديريت ارزشها و رفع تعارضات بين آنها در سازمان است.

! کارکنان ما با اخلاق هستند لذا ما نيازي به توجه به اخلاق کار نداريم: اغلب معضلات اخلاقي که مديران در محيط کار با آنها روبرو مي شوند بسيار پيچيده هستند. تعارضات اخلاقي موقعي به وجود مي آيد که الف) بين علائق مختلف تعارض ارزشي وجود داشته باشد. ب ) تعدادي راهکار واقعي وجود دارد که همگي به يک اندازه قابل توجيه هستند. ج ) شرايط موجود پيامدهاي مهمي براي ذينفعان داشته باشد.

! اخلاق کــار يکــي از زمينــه هاي فلسفه، دين شناسي و علوم آکادميک است: عدم ورود مديران و رهبران به اين بحث باعث شده که بسياري فکر کنند اخلاق کار يک مد يا يک موج است کــه بـه درد واقعيتهاي اداره سازمانها نمي خورد. آنها معتقدند که اخلاق کار يک بحث پيچيده فلسفي يا ديني است. اما اخلاق کار يکي از زمينه هاي علمي مديريت با رويکردي برنامه اي (PROGRAMMATIC) است که داراي چندين ابزار عملي است. برنامه هاي مديريت اخلاق در ديگر زمينه هاي علم مديريت نيز کاربردهاي عملي دارد.

! اخلاق کار يک چيز زائد و غيرضروري است و فقط بر واضحات و بديهيات تصريح مي کند: بسياري معتقدند که کدهاي اخلاق و ليستهاي ارزشهاي اخلاقي اضافي و به درد نخور هستند چرا که ارزشهايي را ارائه مي کنند که هر انساني طبيعتاً متمايل به آنهاست. اما درواقع آنچه از کدهاي اخلاق براي سازمان ارزشمند است اولويت بندي ارزشها در آن و تمرکز بر ارزشهاي خاصي در محيط کار است. براي مثال واضح است که همه مردم بايد صادق و درستکار باشند، اما در سازماني که تقلب و فريبکاري زياد است اين ارزش (صداقت و درستکاري) در اولويت قرار مي گيرد و بايد در کد اخلاق سازمان گنجانده شود.

! اخلاق کار عبارتست از نصيحت کردن آدمهاي بد توسط آدمهاي خوب: مديران موفق مي دانند که افراد خوب هم ممکن است کارهاي بدي انجام دهند مخصوصاً در مواقع استرس و سردرگمي. (استرس و سردرگمي دليل کارهاي غيراخلاقي هستند اما توجيه کننده (EXCUSE) آنها نيستند).

! اخلاق کار يک پديده جديد است که به خاطر توجه زياد مطبوعات پرطرفدار و مطبوعات مديريتي بحث آن داغ شده است: سابقه رواج بحث اخلاق کار به حداقل 2000 سال پيش برمي گردد؛ زماني که »سيسرو« (فيلسوف رومي) در کتاب (ON DUTIES) خود درباره اين موضوع سخن گفت. البته اخيراً اخلاق کار بيشتر مورد توجه قرار گرفته است و دليل آن هم جنبش مسئوليت اجتماعي است که در دهه 1960 آغاز شد.

! اخلاقيات را نمي توان مديريت کرد: اخلاقيات مديريت مي شوند اما اغلب به صورت غيرمستقيم. مثلاً رفتار بينانگذار سازمان يا رهبر فعلي سازمان بر رفتار کارکنان در محيط کار به شدت تاثير مي گذارد و حتي هدايت کننده رفتار آنهاست؛ اولويتهاي استراتژيک (حداکثر کردن سود، افزايش سهم بازار،‌کاهش هزينه ها و...) تاثير زيادي بر اخلاق کارکنان دارد؛ قوانين و مقــررات مستقيماً بر رفتارها درجهت اخلاقي تر شدن (به گونه اي که ضرر و زيان ناشي از رفتارها بر اجتماع به حداقل برسد) موثر است.

! اخلاق کار همان مسئوليت اجتماعي است: مسئوليت اجتماعي جنبه هاي عملي مديريت اخلاقيات در محيط کار نظير تدوين کدهاي اخلاق و رفتار، روزآمد کردن خط مشي ها و رويه ها، راهکارهاي حل معضلات اخلاقي و غيره را پوشش نمي دهد.

! سازمان ما مشکل قانوني ندارد، بنابراين، ما اخلاقي هستيم: شخص مي تواند در چارچوب قانون عمل کند و درعين حال اعمالش غيراخلاقي باشد ضمن آنکه معمولاً شکستن قانون در ابتدا با بي توجهي به رفتارهاي غيراخلاقي آغاز مي شود.

! مديريت اخلاق در محيط کار فوايد عملي چنداني ندارد: مديريت اخلاق در محيط کار شامل شناسايي و اولويت بندي ارزشها براي هدايت رفتارهــا و تدويـن خط مشي ها و رويه هايي براي مطمئن شدن از انجام اين رفتارهاست. مديــريـت اخلاق در ديگـر زمينه هاي مديريتي همچون مديريت تنوع (MANAGING DIVERSITY) ،TQM و برنامه ريزي استراتژيک نيز بسيار اهميت دارد.



فوايد مديريت اخلاق در محيط کار

1 - توجه به اخلاق کار به بهبود اساسي اوضاع برخي جوامع انجاميده است.

2 - برنامه هاي اخلاق باعث مي شود که در شرايط آشفته، سازمان عملکرد اخلاقي خود را حفظ کند.

3 - برنامه هاي اخلاق باعث شکل گيري کــارهـاي گروهي قوي و افزايش بهره وري مي شود.

برنامه هاي اخلاق رفتارهاي کارکنان را با ارزشهايي که به نظر رهبران سازمان در اولويت قرار دارند هماهنگ مي کند. معمولاً سازمانها تناقض آشکاري بين ارزشهاي ترجيح داده شده و ارزشهايي مي بينند که توسط رفتار کارکنان در محيط کار منعکس مي شود. توجه و بحث و گفتگوي مداوم درباره ارزشها باعث افزايش روحيه کارگروهي، صداقت و صراحت در محيط کــار مــي شود. کارکنان احساس مي کنند که بين ارزشهاي آنان و ارزشهاي موردنظر سازمان همخواني و هماهنگي وجود دارد لذا با انگيزه و عملکرد قوي کار مي کنند.

4 - برنامه هاي اخلاق باعث رشد و بالندگي کارکنان مي شود.

5 - برنامه هاي اخلاق ما را از قانـوني بودن خط مشي هاي سازمان مطمئن مي کند.

6 - برنامه هاي اخلاق باعث جلوگيري از عمل مجرمانه اهمال مي شود.

برنامه هاي اخلاق درپــي کشف مـوارد غيـــراخــلاقـي و قانون شکني ها است تا اين قانون شکني ها گزارش داده شوند. هنگامي که سازمان از وقوع يک قانون شکني آگاه است و آن را به مقامات مربوط گزارش نمي کند مرتکب جرم »اهمال« شده است که در قانون براي آن جريمه هاي خاصي درنظر گرفته شده است. بنابراين، تلاش سازمانها درجهت داشتن عملکــرد اخــلاقي باعث کاهش جريمه ها مي شود.

7 - برنامه هاي اخلاق به مديريت ارزشهاي مطرح در مديريت کيفيت، برنامه ريزي استراتژيک و مديريت تنوع کمک مي کند.

8 - برنامه هاي اخلاق به ايجاد تصويري مثبت از سازمان در نزد مردم کمک مي کند.



برنامه هاي مديريت اخلاق

سازمانها با ايجاد يک برنامه مديريت اخلاق مي توانند اخلاقيات را در محيط کار مديريت کنند. يکــي از اهــداف اسـاسي برنامه هاي مديريت اخلاق ايجاد تعادل بين ارزشهاي رقيب (COMPETING VALUES) است. يک بـــرنـــامــه اخلاق از ارزشها، خط مشي ها و فعاليتهايي که بر شايستگي رفتارهاي سازماني اثــر مــي گذارد تشکيل مي شود. برنامه هاي اخلاق مي توانند شامل آموزشها و ارزيابيهاي وسيعي باشند. آنها در معضلات اخلاقي نقش راهنما را دارند. بندرت ممکن است دو برنامه اخلاقي دقيقاً مثل هم باشند.



فوايد برنامه هاي مديريت اخلاق

! نقشهاي سازماني براي مديريت اخلاق ايجاد مي کند.

! برنامه اي براي ارزيابي جاري نيازمنديهاي اخلاقي تدوين مي کند.

! ارزشهاي عملياتي و رفتارهاي موردنياز را ايجاد مي کند.

! رفتارهاي سازماني را با ارزشهاي عملياتي هماهنگ مي سازد.

! آگاهي و حساسيت نسبت بــه مسائل اخلاقي به وجود مي آورد.

! دستـــورالعملهــاي اخلاقــي را وارد تصميم گيريها مي کند.

! مکانيسم هايي را ايجاد مي کند تا معضلات اخلاقي حل و فصل شوند.

! ارزيابي جاري را تسهيل و باتوجه به برنامه آن را روزآمد مي کند.

! کمک مي کند بتوانيم کارکنان را متقاعد کنيم که توجه به اخلاقيات تنها يک عکس العمل بدون تفکر و تعمق نيست که براي خلاصي از گرفتاري يا بهبود تصور عمومي انجام شود.



هشت دستورالعمل

1 - به ياد داشته باشيد که مديريت اخلاق يک فرايند است.

برنامه هاي اخلاق خروجيهايي چون کدها، خط مشي ها، رويه ها، خبرنامه ها و... دارند اما درعين حال مهمترين جنبه اين برنامه ها فرايند تفکر و گفتگو است که به تدوين اين خروجيها مي انجامد.

2 - هدف نهايي برنامه هاي اخلاق اين است که رفتارهاي مشخص شده در کد رفتار در محيط کار انجام گيرد.

بنابراين، در کنار تدوين ليست ارزشهــاي اخلاقـي يــا کـــد اخلاق بايد خط مشي ها، رويه ها و آموزشهايي که ترجمان اين ارزشها به رفتارهاي مناسب باشد نيز ايجاد شود.

3 - بهترين راه براي اداره کردن معضلات اخلاقي جلوگيري از وقوع آنها در گام نخست است.

4 - بهتر است تصميمات حوزه اخلاقيات را به صورت گروهي بگيريد تا احساس تعلق کارکنان نسبت به آن افزايش و ترديد درباره دخـــالت تعصبــات ناعادلانه در روند تصميم گيري کاهش يابد.

5 - مديريت اخلاق را با ديگر فعاليتهاي مديريتي ادغام کنيد.

6 - هنگام تدوين و اجراي برنامه مديريت اخلاق از تيم هاي ميان وظيفه اي (CROSS-FUNCTIONAL) استفاده کنيد.

7 - براي گذشت و عفو ارزش قائل شويد.

8 - تلاش براي عملکرد اخلاقي و درعين حال داشتن تعداد اندکي اشتباه بهتر است از تلاش نکردن در اين جهت.



نقشها و مسئوليتهاي کليدي در مديريت اخلاق

- مديرعامل سازمان بايد کاملاً حامي برنامه باشد: اگر مديرعامل کاملاً پشتيبان برنامه نباشد، کارکنان متوجه مي شوند و اين دورويي آشکار ممکن است چنان بدبيني اي ايجاد کند که وضعيت سازمان بدتر از حالتي شود که هيچ برنامه اخلاقي رسمي اي وجود نداشت. بنابراين، مديرعامل بايد براي تدوين و اجراي برنامه تلاش کند و مهمتر اينکه بايد دائماً دغدغه اين را داشته باشد که با منشي اخلاقي سازمان را رهبري کند و اگر هم اشتباهي رخ داد آن را بپذيرد.

- ايجاد يک کميته اخلاق در سطح هيئت: وظيفه اين کميته نظارت بر پيشرفت و اجراي برنامه مديريت اخلاق است.

- ايجاد يک کميته مديريت اخلاق: وظيفه اين کميته اجرا و اداره برنامه مديريت اخلاق، آموزش خط مشي ها و رويه هاي اخلاقي و حل معضلات اخلاقي است. اين کميته بايد از افراد رده بالاي سازمان تشکيل شده باشد.

- انتصاب يک متصدي اخلاق: متصدي اخلاق معمولاً آموزشهاي لازم درباره موضوعهاي اخلاقي در محيط کار مخصوصاً حل معضلات اخلاقي را مي بيند.

- تعيين يک مأمور ويژه: وظيفه مأمور ويژه هماهنگ کردن پيشرفت خط مشي ها و رويه ها به منظور نهادينه کردن ارزشهاي اخلاقي در محيط کار است. اين شخص مسئول مستقيم حل معضلات اخلاقي به وسيلــه تفسيـــر خط مشي ها و رويه ها است.

به ياد داشته باشيد که با وجود همه اين پستها، مسئوليت نهايي مديريت برنامه اخلاق بايد برعهده يک نفر باشد.

ابزارهاي اخلاقي: ابزارهاي اخلاقي عبارتند از کدهاي اخلاق، کدهاي رفتار، خط مشي ها و رويه ها، روشهاي حل معضلات اخلاقي و آموزش.

کد اخلاق، کد رفتار: کد اخلاق شامل مجموعه ارزشهايي است که نسبت به ديگر ارزشها براي سازمان در اولويت تشخيص داده شده است و بايد توسط کارکنان و مديران پيروي شوند. ارزشهايي چون صداقت، درستي، عمل به وعده، وفاداري، احترام، استقلال، حفظ اسرار، متانت، ادب، مدارا، ايمان و اعتقاد، پاسخگويي، کمال جويي، دلسوزي، ملاحظه ديگران را کردن، کمک، تقسيم منافع، مهرباني، عدالت و انصاف، بي طرفي، ثبات رأي، پايبندي به قانون، خدمت به اجتماع و... . کد رفتار شامل رفتارهايي است که مطلوب سازمان است و بايد در محيط کار انجام شوند. کد رفتار مي تواند شامل موارد زير باشد: نوع پوشش کارکنان در محيط کار، عدم استفاده از موادمخدر، پيروي از دستورات مافوق، عدم قبول رشوه، عدم استفاده ازاموال سازمان براي مصارف شخصي، گزارش دادن اعمال غيرقانوني، حفظ اسرار سازمان، عدم تبعيض نژادي يا جنسي، پيروي از قوانين و مقررات و... . کد رفتار با توجه به ارزشهاي مذکور در کد اخلاق تدوين مي شود.

نمونه هايي از کدهاي اخلاق و رفتار: يکي از معروفترين و موفق ترين شرکتها در زمينه مديريت اخلاق شرکت دارويي JOHNSON AND JOHNSON است. کد اخلاق اين شرکت به صورت زير است:

- اصلي ترين مسئوليت ما اين است که سلامت بيماران را در کانون توجه خود قرار دهيم؛

- ما مسئوليت داريم که در طرحها، رفتارها، تحليلها و تفسير مطالعات باليني و نتايج آنها به ارزشهاي مرامنامه اي خود پايبند باشيم؛

- ما مسئوليت داريم که اطلاعاتي صحيح، جامع و بي کم و کاست درباره توليدات دارويي شرکت ارائه دهيم تا مشتريان بتوانند ارزيابي خطر - فايده آگاهانه اي از محصولات ما داشته باشند؛

- ما مسئوليت داريم که نسبت به اصول رفتار باليني مناسب وفادار باشيم؛

- ما مسئوليت داريم که تفاوتهاي فرهنگهاي مختلف ازنظر ارزشها را درک کرده و رفتارهايمان را - بدون گذشتن از اصول اخلاقي خود - با آنها منطبق کنيم؛

- ما مسئوليت داريم که درباره مسائل پزشکي و اخلاقي، يکديگر را به چالش بکشيم؛



در ايران نيز برخي شرکتها با پي بردن به اهميت مديريت اخلاق به تدوين کدهاي اخلاق و رفتار پرداخته اند. ازجمله اين شرکتها گروه بهمن است که منشور اخلاقي و رفتار فردي آن عبارتست از:

1 - احترام به قوانين و ضوابط سازماني و رعايت آنها؛

2 - صداقت در کردار، گفتار، رفتار؛

3 - حفظ اسرار و عدم ارائه اطلاعات محرمانه سازمان به ديگران؛

4 - مشارکت فعال در پيشبرد امور شرکت، تعهد به فعاليتهاي گروهي و ياري رساني به ديگران؛

5 - وفاداري و احساس مسئوليت نسبت به سازمان، ترجيح دادن منافع شرکت به منافع شخصي و دفاع از حريم شرکت در جامعه؛

6 - داشتن وجدان کاري و به کاربردن تمام سعي و توان خود براي انجام وظايف محوله؛

7 - مقابله با شايعه سازي و پرهيز از تهمت، غيبت، خبرچيني و هر اقدامي که صميميت و اعتماد ميان کارکنان را تضعيف کند؛

8 - رعايت نزاکت و ادب در برخوردهاي اجتماعي و منع حرکتهايي که موجب هتک حرمت ديگران شود؛

9 - رعايت نظم، انضباط و آراستگي؛

10- رعايت مقررات ايمني و بهداشتي به منظور حفظ سلامت خود و ديگران؛

11 - عدم تبعيض (نژادي، قومي، خويشاوندي، مذهبي، جنسي)؛

12 - پرهيز از اخذ هرگونه هديه غيرمتعارف، وجه نقد و يا تسهيلات از طرفهاي تجاري شرکت؛

13 - برقراري توازن و اعتدال بين کار و زندگي خانوادگي؛

14 - عدم استفاده شخصي غيرمجاز از دارائيهاي شرکت؛

15 - اعتماد و احترام متقابل ميان افراد؛

16 - ممنوعيت استفاده از دخانيات در محل کار و عدم مصرف موادمخدر و مشروبات الکلي؛

17 - رعايت دستورات و راهنمائيهاي مقامات ارشد؛

18 - حفظ حريم شخصي و آزادي ديگران؛

19 - ممنوع بودن دادوستدهاي شخصي در محل کار؛

20 - تلاش درجهت کسب رضايت مراجعان و مشتريان شغلي خود.



تدوين کدها

براي تدوين کدهاي اخلاق مراحل زير را طي کنيد:

1 - ارزشهايي را که لازم است با قوانين و مقررات مرتبط هماهنگ شوند. بازنگري کنيد. اين باعث مي شود مطمئن شويد که سازمان شما قانون شکني نمي کند.

2 - در هر زمينه اي ببينيد کدام ارزشها رفتارهاي اخلاقي مطلـوب آن زمينه را ايجاد مي کنند. براي مثال درمورد حسابداران بايد ديد کدام ارزشها باعث مي شود که آنها بي طرفي، حفظ اسرار و درستي را در کار خود رعايت کنند.

3 - ارزشهايي را که براي حل و فصل مسائل و معضلات جاري سازمان موردنياز هستند شناسايي کنيد.

براي اين منظور يک يا دو نفر از افراد کليدي را منصوب کنيد تا معضلات مهم موجود در سازمان را ازطريق مصاحبه با کارکنان کليدي شناسايي و گردآوري کنند. سپس رفتارهايي را که باعث به وجود آمدن اين معضلات شده است شناسايي کنيد. در مرحله بعد ببينيد ماهيت کدام يک از اين معضلات، اخلاقي است. پس از آن رفتارهايي را شناسايي کنيد که براي حل اين معضلات موردنياز هستند.

4 - ارزشهايي را که براساس يافته هاي فرايند برنامه ريزي استراتژيک موردنيازند شناسايي کنيد.

5 - ارزشهاي اخلاقي را که براي ذينفعان (کارکنان، مشتريان، تامين کنندگان، جامعه محلي) مهم هستند لحاظ کنيد.

6 - از پنج مرحله قبل 5 تا 10 ارزش اخلاقي را که در سازمان از بالاترين اولويت برخوردارند گردآوري کنيد.

7 - کد اخلاق را تشکيل دهيد. براي هريک از ارزشها دونمونه رفتاري که منعکس کننده آن ارزش باشند مثال بزنيد. متن کد اخلاق بايد اين مطلب را نشان دهد که از همه کارکنان انتظار مي رود از ارزشهاي مذکور در کد پيروي کنند.

8 - از افراد کليدي سازمان بخواهيد کد را مورد بررسي و بازنگري قرار دهند. تا جايي که ممکن است از افراد بيشتري در اين باره کمک بگيريد.

9 - کداخلاق را اعلام و درميان همه کارکنان انتشار دهيد.

10 - حداقل سالي يکبار کدها را روزآمد کنيد.

ممکن است براي سال آينده ارزشهايي کاملاً متفاوت از ارزشهاي امسال در کد جاي گيرند.



در تدوين کدهاي رفتار از دستورالعملهاي زير پيروي کنيد:

1 - رفتارهاي کليدي را که بايد با ارزشهاي اخلاقي اعلام شده در کد اخلاق مطابقت داشته باشند شناسايي کنيد و کد رفتار را تشکيل دهيد؛

2 - از افراد کليدي سازمان درخواست کنيد که کد را مورد بررسي و بازبيني خود قرار داده و نظرشان را پيرامون آن بگويند؛

3 - کد رفتار جديد را به همه کارکنان اعلام کرده و از مطلع شدن همه آنان اطمينان حاصل کنيد؛

4 - به همه کارکنان گوشزد کنيد که بايد رفتارهاي آنان با رفتارهاي مشخص شده در کد رفتار مطابقت داشته باشد؛

5 - حداقل سالي يکبار کد رفتار را بازبيني کنيد. (همزمان با بازبيني کد اخلاق).

در پايان مبحث کدها يادآوري چند نکته ضروري به نظر مي رسد.

- اگر سازمان شما بزرگ و شامل بخشهاي متعدد است مي توان براي کل سازمان يک کد مشترک و کلي و سپس براي هريک از دپارتمانها يک کد جداگانه تدوين کرد؛

- دربرخي سازمانها کد اخلاق و کد رفتار از هم جدا نبوده و يکي است که اين بستگي به فرهنگ سازمان، نوع فعاليت سازمان و سطح نهايي وضوح در کدها دارد؛

- بهتر است که هر سازماني جداگانه به تدوين کد بپردازد نه اينکه از کدهاي سازمانهاي ديگر کپي برداري کند؛

- کد اخلاق و رفتار يک ابزار ارگانيک است که با تغيير نيازهاي جامعه و سازمان بايد تغيير کند؛

- به ياد داشته باشيد که کدها ممکن است در برخي معضلات اخلاقي نتوانند کمکي کنند.



خط مشي ها

مثالهاي زيادي وجود دارد که نشان مي دهد ســازمــانهــا چگونه توانسته اند از طريق خط مشي ها و رويه هايي ارزشها را مديريت کنند. به عنوان مثال ارزش مسئوليت اجتماعي را فرض کنيد. براي ايجاد رفتارهايي منطبق با اين ارزش سازمانها اغلب خط مشي هايي چون استفاده مجدد از ضايعات، کمک به موسسات خيريه و درنظر گرفتن تمهيداتي براي مشارکت کارکنان در فعاليتهاي اجتماعي تدوين مي کنند. نقش شرح وظايف و ارزيابي عملکرد را درنظر بگيريد. مثلاً يک شرکت که از تکنولوژي پيشرفته اي استفاده مي کند ارزش بالايي براي دانش فني، خلاقيت و تفکر سيستمي قائل است. اين شرکت شکلي از شرح وظايف و ارزيابي عملکرد را مورداستفاده قرار مي دهد که رفتارهايي منطبق با اين ارزشها را تشويق کند؛ مثلاً اهداي درجه هاي پيشرفته، حق ثبت اختراع (حق ساخت و بهره برداري انحصاري) و مهارتهـاي طراحي و تحليل. براي تدوين خط مشي ها و رويه هاي کارآمد و مفيد به دستورالعملها و راهنماييهاي زير توجه کنيد.

! خط مشي ها و رويه ها بايد به گونه اي باشند که باعث شوند رفتارهايي منطبق با کد رفتار در سازمــان انجــام گيرد. مثلاً خط مشي ها و رويه هاي کارگزيني، شرح وظايف، روشهاي ارزيابي عملکرد، انتظارات مديريت مبتني بر هدف، فرمهاي استاندارد، چک ليستها، فرمتهاي گزارش بودجه و ديگر ابزارهاي کنترلي مرتبط بايد به گونه اي تدوين شوند که از مطابقت آنها با کد رفتار اطمينان حاصل شود؛

! براي حل معضلات اخلاقي خط مشي ها و رويه هايي را تدوين کنيد؛

! براي آموزش برنامه مديريت اخلاق به کارکنان خط مشي ها و رويه هايي را مدون سازيد؛

! خط مشي ها و رويه هاي پاداش و تنبيه براي رفتارهاي اخلاقي و غيراخلاقي تدوين کنيد؛

! يک خط مشي شکايت براي کارکنان تدوين کنيد تا با استفاده از آن بتوانند اختلافشان با مافوق و با يکديگر را حل کنند؛

! يک هات لاين (HOT LINE) اخلاقي ايجاد کنيد. اين کار را بهتر است توسط مشاوري از بيرون سازمان مثلاً يک مشاور حقوقي يا يک روحاني ديني انجام داد. همچنين مي توان يک جعبه هشدار محرمانه (TIPBOX) ايجاد کرد که کارکنان بتوانند به صورت ناشناس رفتارهاي مشکوک غيراخلاقي را در آن گزارش دهند.

! سالي يک بارتمام خط مشي ها و رويه هاي پرسنلي را بازنگري کنيد. اگر سازمان کوچک است از تمام کارکنان براي اين منظور استفاده کنيد.



حل معضلات اخلاقي

اغلب موضوع اخلاق کار را حل معضلاتي مي دانند که در آن يک راه حل به وضوح درست و بقيه نادرست هستند. به عنوان مثال در اغلب مطالعات موردي در زمينه اخلاق کار يکي از کارکنان با اين مسئله مواجه مي شود که آيا دروغ بگويد يا نه؛ دزدي بکند يا نکند؛ در حق ديگران اجحاف کند يا نه و مواردي از اين قبيل. اما معضلات اخلاقي که مديران با آن مواجه مي شوند معمولاً بسيار پيچيده تر از اينهاست و هيچ دستورالعمل واضحي نه در قانون و نه در دين درباره آن وجود ندارد.



مثالهايي از معضلات پيچيده اخلاقي:

- مشتريي مي خواهد محصولي را از شرکت من بخرد. پس از اينکه قيمت محصول را به او گفتم او مي گويد که نمي تواند اين قيمت را بپردازد. من مي دانم که او مي تواند اين محصول را به قيمت ارزانتر از يکي از رقبايمان بخرد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟

- شرکت ما به سيستم پرداخت (PAY SYSTEM) شايسته مدارانه اش افتخار مي کند. يکي از کارکنان من در طول سال کارش را بسيار عالي انجام داده و بنابراين، شايسته تقدير و تجليل است. او هم اکنون بالاترين حقوقي را که در رتبه شغلي او قابل دريافت است مي گيرد. ازطرفي چون پرسنل شرکت در رتبه شغلي بالاتر از آن بسيار زياد است نمي توانيم او را ترفيع بدهيم. چه بايد بکنيم؟

- يکي از همکاران به من گفت که قصد دارد تا به زودي شرکت را ترک کند و دنبال کار پردرآمدتري بگردد. درهمين حال رئيس شرکت به من گفت که او قصد ندارد پست مهمي را که خالي مانده است به من بدهد چون که مي خواهد آن را به همان همکار من بدهد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟



روشهاي حل معضلات اخلاقي

براي بررسي معضلات اخلاقي روشهاي مختلفي وجود دارد ازجمله: چک ليست اخلاقي، روش ده مرحله اي و ليست سوالات کليدي. توجه داشته باشيد که قانون طلايي احتمالاً معمولترين روش براي حل معضلات اخلاقي است. اين قانون در اشکال مختلف در بسياري از اديان جهان وجود دارد.



ليست سوالات کليدي

LAURA 1.NASH ،12 سوال را براي کمک به مديران در بررسي معضلات اخلاقي مطــرح مي کند:

1 - آيا مسئله را به درستي تعريف کرده ايد؟

2 - اگر در جايگاه مقابل بوديد چگونه مسئله را تعريف مي کرديد؟

3 - در گام نخست چگونه اين وضعيت به وجود آمد؟

4 - شما به عنوان يک شخص و يک عضو شرکت به چه کساني و چه چيزهايي وفا داريد؟

5 - قصد شما از گرفتن اين تصميم چيست؟

6 - چگونه اين قصد و نيت با نتايج احتمالي قابل مقايسه است؟

7 - از اين تصميم چه کساني احتمال دارد متضرر شوند؟

8 - آيا مي توانيد قبل از تصميم گيري، مسئله را با گروههايي که متاثر از اين تصميم هستند به بحث بگذاريد؟

9 - آيا مطمئن هستيد که موقعيت شما مدتي طولانــي به اندازه اي که الان ارزشمند به نظر مي رسد ارزشمند باقي بماند؟

10 - آيا مي توانيد بدون دلهره تصميم خود را براي رئيس، مديرعامل، هيئت مديره، خانواده و بالاخره جامعه خود بگوييد؟

11 - پتانسيل سمبليک کار شما، درصورتي که درست فهميده شود، چيست؟ اگر بد فهميده شود چطور؟

12 - تحت چه شرايطي استثناهايي را در موضع خود خواهيد پذيرفت؟



چک ليست اخلاقي

دو متخصص به نامهاي JON PEKEL, DOUG WALLACE چک ليست اخلاقي زير را بــراي بـررسي معضلات اخلاقي پيشنهاد کرده اند. درصـورت لزوم برپايه نتايج اين تست در تصميمــات و طرحهاي کاري (ACTION PLAN) خود تجديدنظر کنيد. (جدول 1)



روش ده مرحله اي تصميم گيري

PEKEL , WALLACE همچنيــن روش ده مرحله اي زير را تهيه کرده اند.

1 - واقعيتهاي شناخته شده در اين معضل کدامند؟

2 - ذينفعان کليدي چه کساني هستند؟ ارزشهاي آنان و پيامدهاي دلخواهشان چيست؟

3 - محرکهاي (DRIVERS) اساسي به وجود آورنده اين معضل کدامند؟

4 - در اين معضل اخلاقي کدام اصول اخلاقي يا ارزشهاي عملي (OPERATING VALUES) در اولويتند که حفظ و حمايت شوند؟

5 - چه کساني بايد در اين تصميم گيري دخالت داده شوند و يا نظراتشان لحاظ گردد؟

6 - هر راهکار يا طرحي که ويژگيهاي ذيل را داراست، ليست کنيد:

الف) از متضرر شدن ذينفعان جلوگيري مي کند يا آن را به حداقل مي رساند؛

ب) ارزشهاي داراي اولويت در اين معضل را حفظ و حمايت مي کند؛

ج) راه حل خوبي براي اين معضل است.

7 - براي راهکار ترجيح داده شده سناريوي بدترين حالت ممکن را طراحي و تاثير آن را بر ذينفعان بررسي کنيد. سپس درصورت لزوم اين راهکار را بازبيني و درمورد آن تجديدنظر کنيد.

8 - به طرح خود يک جزء اخلاقي اضافه کنيد که بازدارنده محرکهاي اساسي به وجود آورنده اين معضل باشد.

9 - تصميم و طرح انتخاب شده را باتوجه به چک ليست اخلاقي ارزيابي کنيد.

10 - تصميم گيري کنيد و طرح مناسب را بريزيد و سپس آن را به اجرا درآوريد.



آموزش

برنامه اخلاق ضرورتاً بي فايده خواهدبود مگر اينکه تمام کارکنان بدانند اين برنامه چيست، کارکردش چگونه است و نقش آنها در اين برنامه چيست.

اگر سيستم صادقانه و بدون پرده پوشي اداره نشود ماهيت سيستم ممکن است موردشک و سوءظن قرار گيرد. به علاوه قانون کاري به اين ندارد که خط مشي هاي مکتوب سازمان چقدر منصفانه و به روز است؛ قانون رفتار کارکنان را به عنوان خط مشي بالفعل سازمان تفسير مي کند. بنابراين، تمام کارکنان بايد از خط مشي ها و رويه ها آگاه بوده و کاملاً طبق آنهــا رفتـار کنند. (چه خط مشي ها و رويه ها براي برنامه هاي اخلاق باشد و چه براي مديريت پرسنل). تطابق کامل فعاليتهاي کارکنان با خط مشي ها و رويه هاي اخلاقي مستلزم آموزش آنهاست.



در بحث آموزش کارکنان به توصيه هاي زير توجه کنيد:

- کارکنان جديد را طي مدتي که با سازمان سازگار مي شوند با برنامه اخلاق سازمان آشنا کنيد؛

- در دوره هاي آموزشي که براي مديران برگزار مي شود به بازبيني برنامه مديريت اخلاق بپردازيد؛

- شرکت دادن کــارکنان در بازبيني کدها و خط مشي ها (خط مشـي هــاي اخلاق و خــط مشي هاي پرسنلي) خود يک آموزش قوي است؛

- يکي از بهترين شکلهاي آموزش اخلاقيات به کارکنان دادن تمرين حل معضلات پيچيده اخلاقي به آنهاست. مي توان يک مورد معضل اخلاقي واقعي يا شبيه واقعيت به آنان ارائه داد و از آنان خواست با استفاده از روشهاي بررسي و حل معضلات اخلاقي آن را بررسي کــرده و راه حل ارائه دهند.

- در ارزيابي عملکرد کارکنان عملکرد اخلاقي را نيز به عنوان يکي از ابعاد لحاظ کنيد.

در پايان توجه داشته باشيد که با همه اين تفاصيل بهترين آموزش دهنده، رفتار رهبران سازمان است. 1



منابع:

1 - ROBERT.E. FREDERICK. A COMPANION TO BUSINESS ETHICS. 1999. BLACKWELL PUBLISHING.

2 - CARTER MCNAMARA. COMPLETE GUIDE TO ETHICS MANAGEMENT. 1999. http://www.mapnp.org/library/ethics.

3 - ANITA JOSE&MARY S.THIBODEAUX. INSTITUTIONALIZATION OF ETHICS: THE PERSPECTIVE OF MANAGERS. 1999. JOURNAL OF BUSINESS ETHICS 22: 133-143.

4 - http://ww.investor.jnj.com/ethics.